چگونه یک مصاحبه شغلی مفید انجام دهیم؟

کارگاه «چند روایت معتبر از یک مصاحبه شغلی» در ۳۰ شهریور ماه در تهران برگزار شد که گزارش آن را در ادامه می‌خوانید.

نوپانا: هزینه استخدام بد، یک و نیم برابر هزینه استخدام است؛ پس استخدام کردن نیروی کار در سازمان و شرکت از جمله کار‌های بسیار حساسی است که باید به دقت صورت بگیرد. این کار که توسط بخش منابع انسانی (HR) انجام می‌شود برای استارت‌آپ‌ها بسیار گسترده‌تر است و با بخش‌های اداری و صنعتی تفاوت‌هایی دارد. شما باید حس خوبی در کارمندان خود ایجاد کرده و از آزمون و خطا کردن پرهیز کنید.

محمدحسن شهرمیانی، مدیر منابع انسانی شرکت رهنما با اشاره به ۲ نوع مصاحبه به صورت تلفنی و رودررو گفت: «برای مصاحبه تلفنی ابتدا شما باید رزومه فرد را مطالعه و تحلیل کنید؛ همچنین باید سعی کنید شاخص‌ها و ویژگی‌هایی را سوال کنید که زودتر به شناخت از طرف مقابل برسید. مصاحبه‌های رودررو نیز به چهار روش مصاحبه پنلی (یک نفر با چند نفر)، نفر به نفر، گروه با گروه و روش‌های غیر معمول تقسیم می‌شود که مصاحبه گروه با گروه ارزیابی دقیق‌تری دارد و شناخت بهتری را از فرد مصاحبه‌شونده در اختیار شما قرار می‌دهد.»

مصاحبه شایسته محور

شایستگی یعنی باور‌ها و ارزش‌های مجموعه را به عمل تبدیل کردن. در این نوع مصاحبه شما به فرد اجازه صحبت کردن می‌دهید و تاثیرگذاری فرد در تیم و همسان بودن او با سازمان خود را می‌سنجید.

در این روش شما نباید برای فرد موقعیتی را شبیه‌سازی کرده و مثال بزنید؛ همچنین سوالات فرضی پرسیده نمی‌شود و در مقابل از فعالیت‌های گذشته فرد در سازمان قبلی‌اش سوال می‌شود.

از دیگر روش‌های مصاحبه شایسته محور می‌توان به ددلاین گذاشتن، پروژه اختصاص دادن و حتی ورود به یک بخش یا تیم از سازمان شما اشاره کرد. در این روش، فرد چند روز کاری در سازمان شما کار می‌کند و ارزیابی می‌شود.

به گزارش نوپانا، شهرمیانی در خصوص چگونگی انجام مصاحبه شایسته محور گفت: «در ابتدا ما باید بدانیم که نیازمان چیست و چه فردی احتیاج داریم. سپس باید رزومه‌هایی که در اختیار داریم را تحلیل کنیم تا افرادی که با شرایط ما مطابقت دارند برای مصاحبه دعوت شوند.»

او افزود: «در جلسه مصاحبه حتما از حقوقی که برای پرداخت کردن در نظر گرفته‌اید صحبت کنید تا اگر تفاوتی وجود دارد، در همان جلسه برطرف شود؛ همچنین شما باید سازمان خود را با صداقت معرفی کرده و می‌توانید مهارت‌های فرد را نیز محک بزنید.»

از دیگر شرایطی که در این روش باید به آن توجه کرد، شرایط فیزیکی و زمان مصاحبه است. ترجیحا مصاحبه را در اتاقی انجام دهید که شرایط خوبی دارد و رفت‌وآمد در آن کم است.همچنین بهتر است میز مصاحبه گرد باشد، به فرد حق انتخاب صندلی داده شده (سعی کنید صندلی پشت به درب نباشد) و فرآیند مصاحبه را به او بگویید.

شما باید سعی کنید مصاحبه را در مدت ۴۵ دقیقه الی یک ساعت انجام دهید و بهتر است پنج دقیقه ابتدایی را به صحبت‌های متفرقه اختصاص دهید تا فرد با شرایط سازگار شود. در آخر نیز می‌توانید به فرد اجازه بدهید تا سوالاتی که در ذهن خود دارد را از شما بپرسد

شهرمیانی در خصوص اشتباهات رایجی که در جلسه مصاحبه رخ می‌دهد گفت: «سر نخ دادن به فرد در مصاحبه اشتباه است و از پرسیدن سوالات چندگزینه‌ای دوری کنید. سوالات خود را تک به تک بپرسید و سعی کنید سوالات همزمان نپرسید؛ همچنین اگر دوستی در سازمان قبلی فرد می‌شناسید، از معرفی او خودداری کنید.»

(همچنین بخوانید: جذب نیروهای با استعداد؛ شرط استخدام مدیران)

ایجاد حس خوب در فرد

منابع انسانی الگوی سازمان شماست و قوانین سازمان از روی آن نوشته می‌شود. شما باید سعی کنید شرایط حرفه‌ای ایجاد کنید تا افراد دید خوبی نسبت به مجموعه شما داشته باشند. درست شدن این دید خوب نقش پررنگی در معرفی سازمان شما دارد. شهرمیانی در این خصوص گفت: «درباره سازمان خود حس خوب ایجاد کنید. خطاهای ادراکی را کنترل کنید؛ زیرا حس خوب فرد تاثیر ذهنی می‌گذارد. شما می‌توانید برای همراهی کردن با فرد در مواقع حساس زندگی او، با فرستادن دسته گل، پیام تبریک یا تسلیت به فرد بازخورد بدهید.»

همچنین گفت: «از فیدبک دادن به فرد در برابر صحبت‌هایش بپرهیزید اما سعی کنید حسی دوستی ایجاد کنید. مطلع بودن فرد از چگونگی اعلام نتایج مصاحبه در ایجاد حس خوب و علاقه به سازمان شما بسیار اهمیت دارد. همچنین نباید اعمال فرد را قضاوت کنید و اگر سوالی درباره زندگی شخصی فرد دارید که از اهمیت خاصی برای شما برخوردار است، حتما باید از او اجازه بگیرید که می‌توانید در این حوزه وارد شوید یا خیر.»

مصاحبه بر اساس او‌آرسی‌ای (ORCE)

اگر قصد نوت‌برداری از صحبت‌های فرد را دارید به او اطلاع بدهید و در بهترین شرایط می‌توان از فرد دیگری برای این کار استفاده کرد. همچنین شهرمیانی گفت: «ضبط کردن مصاحبه کار خوبی نیست ولی اگر انجام می‌دهید باید با فرد در میان گذاشته شود. به شایستگی‌های فرد امتیاز بدهید و حتی شایستگی‌هایی که ندارد را با مثال یادداشت کنید.»

شهرمیانی با اشاره به اهمیت پیگیری فعالیت‌های گذشته فرد در سازمان قبلی گفت: «اگر می‌خواهید از سازمان قبلی که فرد آنجا مشغول به کار بوده است سوالاتی بپرسید باید به فرد بگویید که چنین قصدی دارید؛ زیرا بارها اتفاق افتاده که فرد از کار خود اخراج شده است.»

دیر رسیدن یا هرگز نرسیدن فرد به مصاحبه

این اتفاق خوبی نیست اما هرگز به این دلیل فرد را رد نکنید؛ ممکن است تاخیر فرد به دلایلی باشد که فرد در آن دخالتی نداشته است. پس بهتر است زود قضاوت نکرده و دلیل تاخیر را از فرد بپرسید و جلسه مصاحبه را تا انتها ادامه بدهید. حتی اگر فرد به هر دلیلی به جلسه مصاحبه نرسید نیز دلیل خوبی را رد کردن او نیست و می‌توانید در آینده با او تماس بگیرید و جلسه دیگری را هماهنگ کنید.

تکنیک استار (STAR)

شهرمیانی در پایان به شرح این تکنیک پرداخت و گفت: «در این تکنیک شما خلاصه و کلیتی از کار را در اختیار فرد قرار می‌دهید، راهکار‌های آن را بیان می‌کند و به انجام آن کار می‌پردازد. در آخر نیز شما با جمع‌بندی روند فعالیت‌های او در مورد استخدام کردن او تصمیم خواهید گرفت.»

(همچنین بخوانید: ۳۰ سوال در مصاحبه استخدامی که آنها را نمی‌دانید)