چهار راز موفقیت کسب‌وکارهای نوپا

اگر مدیر نتواند رشد کند، باید شاهد عدم موفقیت در کسب‌وکار کوچک خود باشد.

نوپانا به نقل از چطور: کسب‌وکارهای موفق چه چیزهایی دارند که بقیه ندارند؟ آیا همه چیز به مدیریت مربوط می‌شود یا مسائل دیگری نیز در این رابطه دخالت دارند؟ در این مقاله می‌خواهیم پرده از راز موفقیت کسب‌وکارهای کوچک برداریم.

سیستم مدیریت کسب‌و‌کارهای فعال در آمریکا، در سراسر جهان تحسین می‌شود و بسیاری از کشورها سعی در تقلید از آن دارند. دو خصوصیت برجسته‌ این سیستم، اشتیاق برای ساختن آینده‌ای بهتر و تمایل به تغییر در راستای رسیدن به آن هدف است. هیچ جامعه‌ای به این اندازه‌ در ایجاد کسب‌و‌کارهای جدید جرئت و جسارت ندارد. ما گاهی آن‌قدر غرق در ایده‌ها و افکار خودمان می‌شویم که فراموش می‌کنیم باید اصولی ابتدایی را از دیگران بیاموزیم و چه چیزی مهم‌تر از آموختن اصول مدیریت از بزرگ‌ترین و موفق‌ترین شرکت‌های جهان است.

بسیاری از کارآفرینان حتی بدون آموزش دیدن، از نظر فنی در زمینه فعالیت خود متخصص هستند و اصول مدیریتی را هم خوب می‌شناسند. در اینجا منظور ما از «مدیریت»، بخشی از کسب‌وکار است که به تخصص‌های فنی مربوط نمی‌شود، بلکه بیشتر به فعالیت‌های پشت صحنه می‌پردازد. علت ناموفق بودن کسب‌‌وکارهای کوچک، در همان سال‌های ابتدایی، عدم‌ مدیریت صحیح است. علت ناموفق بودن آنها ضعف در محصولات یا خدمات نیست، بلکه به نبود مدیریت صحیح در پشت صحنه مربوط می‌شود.

به‌محض اینکه کسب‌وکاری رشد کرد و به سطح خاصی رسید، تکنیک‌های مدیریتی باید تغییر کند، در غیر این صورت کسب‌وکار مورد نظر با مشکل مواجه خواهد شد. این سطح برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، داشتن حدود پنج تا ۱۵ کارمند و فروش سالانه‌ یک تا سه میلیارد تومان است. گاهی این مبلغ بیشتر و گاهی هم کمتر است، با این حال، وقتی کسب‌وکارهای کوچک به این مرحله می‌رسند، صاحب آن کسب‌وکار باید تغییر کند و به جای مدیریت محصولات، مدیریت انسان‌ها را بر عهده بگیرد و از متخصص فنی به متفکر راهبردی تبدیل شود. این امر یعنی ایجاد تغییر در بسیاری از عادات و همه می‌دانیم این کار آسان نیست، اما اگر مدیر نتواند رشد کند، باید شاهد عدم موفقیت در کسب‌وکار کوچک خود باشد.

تفاوت کسب‌و‌کارهای موفق و ناموفق

 مهم‌ترین مزیت کسب‌و‌کارهای موفق نسبت به نمونه‌های ناموفق این است که مدیران‌شان خصوصیات فردی خود را به هدف پیشرفت در کسب‌وکارشان تغییر داده‌‌ و بهبود بخشیده‌اند. در کل، آنها نگاه مثبتی به کسب‌وکارشان و زندگی در معنای کلی آن دارند.

دومین نکته این است که صاحبان کسب‌وکارهای موفق، از ابتدا طرحی تجاری و راهبردی‌ برای کسب‌وکارشان طراحی می‌کنند که به‌وضوح مفهوم کسب‌وکار، رسالت و فلسفه‌‌‌اش را توضیح می‌دهد. در این سندِ مکتوب، آنها اهداف شخصی را در کنار اهداف تجاری تعیین می‌کنند و زمان مشخص و استراتژی‌هایی برای رسیدن به آن اهداف در نظر می‌گیرند.

سومین راز موفقیت کسب‌وکارهای کوچک این است که صاحبان آنها ساختاری سازمانی توسعه داده‌‌اند که مانند دستگاهی کار می‌کند که به خوبی روغن‌کاری شده‌ است. این ساختار، به‌همراه تمامی سیاست‌ها و روال‌هایش، تمام افرادی را که نقشی در کار دارند، تشویق می‌کند تا نهایت تلاش‌شان را انجام دهند و برای افرادی که کارشان را به بهترین نحو انجام می‌‌دهند پاداش در نظر می‌گیرد و افرادی که رفتارهای مورد انتظار را از خود نشان نمی‌‌دهند، تنبیه می‌کند.

جایگاه‌، وظایف و مسئولیت‌ها کاملا مشخص و به افراد مورد نظر منتقل شده‌اند و عملکرد آنها به‌طور منظم بررسی می‌شود. آموزش، برنامه‌های توسعه‌ شغلی و طرح‌های مربوط به پاداش‌ها به شکلی طراحی شده‌ است که تمامی افراد را به بالاترین حد مشارکت تشویق می‌کند. مدیران کسب‌وکارهای موفق، کارمندان و شرکای‌شان را ارزشمندترین دارایی خود می‌‌دانند.

چهارمین و آخرین راز موفقیت کسب‌وکارهای کوچک، توسعه‌ سیستم‌های پشتیبانی عملیاتی است. این سیستم‌ها می‌توانند مالی یا غیرمالی، دستی یا خودکار باشند و هدف آنها، پشتیبانی از تمامی فعالیت‌های سازمان و کارآمد کردن آنهاست. اگر این سیستم‌ها خوب طراحی شده باشند، می‌توانند مدیران را از بار بسیاری از فعالیت‌های روزانه خلاص کنند و به آنها زمان بیشتری برای رسیدگی به طرح‌های راهبردی بدهند. اطلاعات به دست آمده از این سیستم‌های ردیابی، اطلاعاتی حیاتی درباره فروش، نقدینگی و دیگر اطلاعات مالی هستند که به مدیران مربوطه برای گرفتن بهترین تصمیمات در اسرع وقت کمک می‌کنند. آنها قبل از اینکه خطری در سیستم دیده شود، به مدیران اخطارهای لازم را می‌دهند.

به‌طور خلاصه، چهار راز موفقیت کسب‌وکارهای کوچک به شرح زیر هستند:

1- صاحبان کسب‌وکارهای موفق، رفتارهای مثبت، تعهد، صبر و پشتکار را در خود ایجاد کرده‌اند.

2- یک طرح تجاریِ صحیح و راهبردی‌ وجود دارد.

3- ساختاری سازمانی ایجاد شده است که افراد را تشویق می‌کند نهایت تلاش‌شان را در وظایف محوله‌ خود انجام دهند.

4- از سیستم پشتیبانی عملیاتی‌ استفاده می‌شود که عملکردها را ردیابی و مدیران ارشد را از بار فعالیت‌های کوچک روزانه خلاص می‌کند، در حالی که اطلاعات مهمی برای مدیریت صحیح کسب‌وکار در اختیارشان قرار می‌دهد.

طرح تجاری موفق چیست؟

 کسب‌وکارهای موفق در چارچوب برنامه‌ریزی‌شده‌ای فعالیت می‌‌کنند. طرح تجاری‌ که به موفقیت در کسب‌وکارهای کوچک منجر می‌شود، معمولا برای دو یا سه سال نوشته می‌شود. این طرح، رسالت شرکت را در خدمات‌رسانی به مشتریانش توضیح می‌دهد. نقاط‌ قوت شرکت را در تجارت و بازاریابی تجزیه و تحلیل می‌کند. نقاط‌ ضعف را پیدا و راه‌های غلبه بر آنها را شناسایی می‌کند. بازار هدف و استراتژی‌های قیمت‌گذاری را مشخص می‌کند. همچنین استراتژی‌های همکاری یا مشارکت با دیگر کسب‌وکارها را شناسایی می‌کند که برای رسیدن به موفقیت حیاتی هستند. این طرح دیگر موقعیت‌های حیاتی برای سلامت و موفقیت در کسب‌وکارهای کوچک در بلندمدت را نیز به خوبی توضیح می‌دهد.

با داشتن طرح تجاری دقیق و حساب‌شده، شانس رسیدن به موفقیت در کسب‌وکارهای کوچک بسیار زیاد است. بدون داشتن یک طرحی تجاری‌ مؤثر، کسب‌وکار شما به سمت شکست پیش می‌رود. یک ضرب‌المثل آمریکایی می‌گوید: «شکست در برنامه‌ریزی، به معنای برنامه‌ریزی برای شکست است».

ساختار سازمانی چیست؟

 اجازه دهید در اینجا نگاه دقیق‌تری به ساختار سازمانی بیندازیم. مهم‌ترین بلوک‌های سازنده‌ ساختار سازمانی به شرح زیر هستند:

ـ  نمودار سازمانی که کاربردهای اصلی عملیات سازمان را به تصویر می‌کشد و ارتباطات بین این کاربردها را گزارش می‌دهد؛

شرح وظایفِ مدیران، ناظران و کارکنان متخصص به همراه گزارشی دقیق از روابط و ملزومات ذهنی و جسمی مورد نیاز در انجام هر کار، مهارت، وظیفه و مسئولیت‌، به‌علاوه‌ استاندارد‌های اجرایی هر کدام از این کارهاست؛

ـ  فهرست وظایف و کارها برای کارگران کارخانه یا بخش‌های تدارکات و خدمات که روابط بین آنها را گزارش می‌دهد و ملزومات ذهنی و جسمی، مهارت‌ها و مسئولیت‌های شغلی‌شان و استانداردهای اجرایی آنها را مشخص می‌کند؛

ـ  سیستم ارزیابی عملکرد شغلی، عملکرد تمامی کارکنان را بررسی و آنها را به پیشرفت مداوم تشویق می‌کند؛

ـ  دستورالعمل‌های اطلاعاتی شامل کتاب راهنمای کارکنان و راهنمای سیاست‌ها و روال‌های کاری که مرزهای قابل قبول را مشخص می‌کند و توقعات از کارکنان را معرفی می‌کند؛

ـ  سیستم پاداش برای تمامی کارمندان که به آنها در ازای عملکرد خوب‌شان با در نظر گرفتن سهمی از سود شرکت پاداش می‌دهد.

وقتی تمامی اجزای سازمانی در جای خود قرار داشته باشند و به‌صورت روزانه مورد استفاده قرار بگیرند، سازمان از ساختار و هدف برخوردار خواهد بود. کارمندان می‌دانند شرکت به کدام سمت حرکت می‌کند و دقیقا نقش خودشان را در این حرکت خواهند شناخت. ایشان می‌‌دانند مرز رفتارهایی که از آنها انتظار می‌رود چیست و در ازای عملکرد خوب‌شان پاداش دریافت خواهند کرد.

سیستم پشتیبانی عملیاتی چیست؟

 ساده‌ترین نوع سیستم، فرمی است مانند فرم درخواست استخدام یا اعتبار، مجوز برگشت محصول یا سند اجازه‌ حمل‌و‌نقل. مثال‌های دیگر از سیستم شامل پیش‌بینی و مدیریت نقدینگی، برنامه‌ بودجه، گزارش مغایرت و توزیع پاداش‌ها هستند. بسیاری از این سیستم‌ها معمولا با روش‌های پشتیبانی کامپیوتری مانند اکسل یا نرم‌افزارهای تخصصی دیگری همراه هستند.

یکی از مهم‌ترین سیستم‌ها برای کسب‌وکارهای کوچک، سیستم حسابداری است که می‌تواند سیستم ساده‌ای مانند QuickBooks یا Peachtree باشد. این سیستم‌های ساده معمولا برای کسب‌وکارهای غیرتولیدی مناسب هستند که فعالیت‌شان در حد خرید و فروش است. آنها همچنین می‌توانند مشتریان، فروشنده‌ها، حساب‌های پرداختی و دریافتی را به خوبی مدیریت کنند. در نهایت، این قابلیت را دارند که گزارش‌های عالیِ مدیریتی تهیه کنند.

برای کسب‌وکارهایی که تولیدی هستند و بعد از خرید مواد اولیه محصولی را تغییر می‌دهند یا تولید می‌کنند یا برای کسب‌وکارهای خرده‌فروشی در مقیاس بزرگ، نرم‌افزار‌های خاصِ این صنایع شاید مناسب‌تر باشند. قبل از خرید این سیستم‌ها باید دقت شود، چون این سیستم‌ها برای استفاده بلند‌مدت خیلی گران‌تر از سیستم‌های ساده هستند، محاسبه هزینه محصولات را به خوبی انجام می‌‌دهند، ولی معمولا از عهده حسابرسی‌های معمولی به خوبی بر نمی‌آیند و فرمت مشخصی برای تهیه گزارش دارند که معمولا به سختی می‌توان آن را تغییر داد.

فرقی نمی‌کند چه نوع کسب‌وکاری داشته باشید، به هر حال، داشتن بسته نرم‌افزاری حسابداری برای محاسبه معاملات روزانه در زمان واقعی که استفاده آن برای کارمندان راحت باشد، بخشی از نیازهای اولیه‌تان است. در دنیای کسب‌وکار امروز که به سرعت در حال تغییر است، نمی‌توان منتظر حسابدارها ماند تا هفته‌ها و حتی ماه‌ها برای تهیه گزارش وقت صرف کنند.

دیگر سیستم‌هایی مورد نیاز برای کسب‌وکارهای کوچک به شرح زیر هستند:

مدیریت نقدینگی:

از این سیستم برای پیش‌بینی استفاده می‌شود که حساب‌های قابل دریافت و دیگر  مبالغ ورودی را در مقابل حساب‌های پرداختی و دیگر مبالغ خروجی قرار و به مدیران اجازه می‌دهد کمبودها را پیش‌بینی کنند و قبل از اینکه بحران از راه برسد، جلوی آن را بگیرند. این پیش‌نمایی‌ها حداقل باید شش هفته زودتر صورت بگیرند. اگر این سیستم به خوبی اجرا شود، یکی از کارمندان اداری می‌تواند در کمتر از ۱۵ تا ۳۰ دقیقه در هفته گزارشی برای مدیران آماده کند.

بودجه:

این برنامه سود یک ساله و در مدیریت کنترل بسیار حیاتی است. این سیستم باید به  پیشینه ساختار هزینه‌ای سازمان مرتبط باشد، اما بودجه‌بندی باید بر مبنای صفر باشد و تمامی هزینه‌ها (نه تنها کاهش یا افزایش) باید توجیه شوند. این سیستم به‌صورت خودکار بودجه ماهیانه ایجاد می‌کند که مستقیما به حجم فروش مرتبط است. اگر این سیستم به خوبی تنظیم شده باشد، فقط چند ساعت برای مدیریت داده‌‌ها نیاز دارد.

گزارش مغایرت:

این سیستم مکمل سیستم بودجه است. باید به‌صورت خودکار کار کند تا بتواند نتایج  واقعی را با بودجه مقایسه و به‌صورت ماهیانه گزارش تهیه کند. این گزارش باید قسمت‌هایی را که با مشکل روبه‌رو هستند و مدیریت باید سریعا در مورد آنها اقدام کند، مشخص کند. این سیستم هم اگر به‌ خوبی تنظیم شده باشد، ۱۰ تا ۱۵ دقیقه در ماه زمان برای آماده کردن گزارش نیاز دارد.

گزارش شاخص کلیدی:

این گزارش در یک صفحه تغییرات هفتگی در نقدینگی، حساب‌های قابل‌دریافت، حساب‌های قابل‌پرداخت، فروش و لیست موجودی کالاها را نشان می‌دهد. ۱۰ تا  ۱۵ دقیقه در هفته برای تهیه این گزارش‌ها زمان نیاز است.

کاربرگ هزینه نیروی کار:

این کاربرگ، ردِ هزینه‌‌‌های مربوط به کارمندان و بخش‌های سازمان را دنبال می‌کند. هزینه کامل هر کارمند در ساعت یا در سال به دقت محاسبه و گزارش می‌شود. این گزارش می‌تواند در استراتژی و محاسبه قیمت‌گذاری استفاده شود. برگه دیگری برای سود هر کارمند به آن اضافه و به هر کارمند داده می‌شود تا بسته پاداش خود را محاسبه کند. این سیستم ۱۵ تا ۳۰ دقیقه در هر فصل کاری برای به‌روز کردن اطلاعات زمان نیاز دارد.

سیستم قیمت‌گذاری محصولات:

این سیستم با توجه به بودجه و هزینه‌های انجام شده، قیمت  محصولات را به‌صورت خودکار محاسبه می‌کند. همچنین می‌‌تواند سود خالصِ قبل از پرداخت مالیات را نیز بر حسب قیمت‌های پیش‌بینی شده محاسبه کند. این سیستم با توجه به نیاز سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

کاربرگ برنامه پاداش:

این سیستمی برای توزیع عادلانه سود بین کارمندان با توجه به میزان وفاداری‌شان به سازمان، عملکرد و میزان مسئولیت‌ها است. اگر به خوبی اجرا شود، ۱۰ تا ۱۵ دقیقه در هر فصل کاری برای به‌روزرسانیِ داده‌ها زمان نیاز دارد.

محاسبه‌کننده نقطه سر‌به‌سر:

این سیستم، فروش سر‌به‌سر شرکت را با توجه به حجم فروش در روز،  هفته یا سال محاسبه می‌کند. همچنین تصمیمات مهمی را که تأثیر اساسی در ساختار هزینه‌ای سازمان دارند، قبل از اینکه به مرحله عمل درآیند تجزیه و تحلیل می‌کند. این سیستم به میزان نیاز شرکت مورد استفاده قرار می‌گیرد.

گزارش فروش هفتگی:

این سیستم برای تهیه گزارش‌هایی است که به حساب فروش‌، با توجه به گروه محصولات و فروشنده‌ها به صورت هفتگی، ماهیانه و سالانه رسیدگی می‌کند. ۱۵ تا ۳۰۰ دقیقه در هفته برای به‌روزرسانی زمان نیاز دارد.

به‌طور خلاصه، اصول مدیریتی برای موفقیت در کسب‌وکارهای کوچک که در این مقاله مطرح شدند، می‌توانند به‌عنوان چهار پایه یک صندلی در نظر گرفته شوند. صندلی‌ای که یک یا دو پایه داشته باشد کاملا بی‌ثبات است. صندلیِ سه‌پایه کمی ثباتش بیشتر است، ولی اگر وزن زیادی روی آن قرار بگیرد، واژگون می‌شود. باثبات‌ترین صندلی باید چهار پایه داشته باشد.

یک بار دیگر چهار راز که موفقیت کسب‌وکارهای کوچک شما را تضمین می‌کنند یادآوری می‌کنیم:

1- مدیریت ارشد مثبت، متعهد و باپشتکار؛

2- مفهوم مشخصی از کسب‌وکار و برنامه کسب‌وکار راهبردی؛

3- سازمانی کارآمد و سازمان‌یافته؛

4- سیستم‌های ابتدایی و خودکار برای پشتیبانی از سازمان و اطمینان از عملکرد خوب آن.

کسب‌وکاری که از این چهار رکن اصلی برخوردار باشد، شانس بیشتری برای موفقیت دارد.