به‌جای بیشتر کار کردن، هوشمندانه کار کنید

فرقی نمی‌کند که مشغول شغل سنتی یا کسب‌و‌کار شخصیتان هستید، در واقع همه‌ی ما تلاشمان را می‌کنیم تا فعال و کارا باشیم و در کمترین زمان بهترین نتیجه را به‌دست بیاوریم.

نوپانا به نقل از زومیت: بسیاری از مردم هر روز درگیر تقلا و کشمکش و کوشش کردن هستند. خبر خوب چیست؟ اگر شما این ۱۵ راه علمی برای افزایش کارایی را در زندگیتان اجرایی کنید تقلا کردن و کشمکش‌ها از بین خواهند رفت.

۱. زمان کاریتان را بررسی کنید

بررسی ساعات کاری به شما این امکان را می‌دهد تا متوجه شوید بر روی هر کاری چه میزان زمان می‌گذارید و از این طریق باعث افزایش کارایی شما خواهد شد. این کار می‌تواند فاکتور نوشتن و یا ایمیل زدن باشد، پیگیری ساعات برای همه‌ کار‌ها باید مشابه انجام شود؛ همچنین از این طریق متوجه خواهید شد که چه مقدار زمان را به هدر می‌دهید. آیا تمام زمان‌هایی که به هنگام دریافت یک اعلان تلفن همراهتان را چک می‌کنید محاسبه کرده‌اید؟

محققان کشف کرده‌اند افراد مشخصی که از گام‌‌شمار استفاده کرده‌اند به طور میانگین هر روز حداقل یک مایل بیشتر راه می‌روند. این کار همچنین باعث می‌شود که به طور کلی فعالیت‌هایشان تا ۲۷ درصد افزایش پیدا کند.

صد‌ها شرکت وجود دارد که استفاده از ابزار‌ها مختلف مانند ساعت‌های تایمر‌دار و جدول زمان‌بندی یا سیستم‌های اتوماتیک پردازش بخش‌های اصلی کار را پیشنهاد می‌دهند. شما می‌توانید در فاکتور نوشتن، مدیریت پروژه، مشارکت در سخنرانی‌ها، وارد کردن لیست حقوق در نرم‌افزار و موارد دیگر سریع‌تر شوید. پیشنهاد می‌شود یک تقویم مناسب انتخاب کنید تا در این کار به شما کمک کند.

به هر حال، پیدا کردن بهترین ابزار برای بررسی و پیگیری ساعات کاری ممکن است کمی دشوار باشد.

۲. هر  ۹۰ دقیقه کار را رها کنید

اگر شما هم مانند اکثر مردم باشید، احتمالا در صبح روزی که می‌خواهید به سفر بروید در حال جواب دادن به ایمیل‌ها هستید. ممکن است هرگاه که در استراحت هستید در حال جواب دادن به تلفن باشید، با این روش شما بدون وقفه در حال کار کردن هستید. مطابق با عقاید قدیمی این وضعیت یک اتفاق غیر معمول نیست؛ اما،‌ ما قصد کار کردن به این طریق را نداریم.

حقیقت این است که بدن و ذهن ما از یک چرخه‌ روزانه پیروی می‌کند که به آن ریتم شبانه روزی می‌گویند. تغییرات فیزیکی، ذهنی و رفتاری وجود دارد که از چرخه ناهمگون ۲۴ ساعته تاثیر می‌پذیرند. این تغییرات اساساَ در پاسخ به روشنایی و تاریکی موجود در محیط زیست به‌وجود می‌آید.

ریتم مشابهی برای الگوی خواب هم وجود دارد که پیرو ریتم طبیعت است. ما هر ۹۰ دقیقه مراحل چرخه‌ خواب عمیق‌مان تغییر می‌کند. به این‌گونه که ابتدا خواب سبک، سپس رویایی و خواب آرامی که همراه با حرکات سریع چشم است ایجاد می‌شود.

با توجه به تحقیقات در رابطه با کارایی متوجه می‌شویم که به‌طور مداوم و بی‌وقفه کارکردن برای ۸ ساعت بر خلاف سیستم طراحی شده‌ بدن ما است. چرخه‌ بدن ما با ریتم اولترادیان ( سیکل خواب که متشکل از پنج - شش چرخه است) مطابق است. به عبارت دیگر، مغز می‌تواند به مدت ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه بر موضوعی تمرکز کند و بعد از آن به استراحت نیاز دارد.

موضوعات بیان شده دلیل این پیشنهاد را بیان می‌کنند که روز کاریتان را تقسیم به قسمت‌های ۹۰ دقیقه‌ای بکنید. این تغییرات شما را در شرایط و موقعیتی قرار می‌دهد تا بیشترین کارایی را کسب کنید.

۳. خواب ظهرگاهی داشته باشید

بله؛ درست متوجه شدید؛ مطالعات نشان داده است که ۲۰ دقیقه خواب در بعد از ظهر می‌تواند کیفیت کار شما را بالا ببرد. مقدار کمی خواب ظهرگاهی شما را دوباره پر انرژی و سرزنده می‌کند و باعث تجدبد قوای ذهن و بدنتان می‌شود؛ همچنین خواب ظهرگاهی باعث می‌شود تا احساس آرامش بیشتری داشته باشید و با کاهش خطر‌هایی مانند حمله‌ قلبی طول زندگی شما را افزایش می‌دهد.

به همین دلیل تعجبی ندارد که شرکت‌هایی مانند گوگل، بخش‌ انرژی (یا بخش خواب) به محیط کاری خودشان اضافه کرده‌اند.

۴. در نور طبیعی کار کنید

مطالعاتی در دانشگاه نورث‌وسترن (Northwestern) با توجه به علم عصب شناسی نشان داده که رابطه‌ قوی بین میزان در معرض روشنایی روز قرار گرفتن در محل کار و خواب، فعالیت و کیفیت زندگی کارمندان اداری وجود دارد.

این مطالعات مشخص کرد کارمندانی که در نور طبیعی کار می‌کنند به طور میانگین هر شب ۴۶ دقیقه بیشتر می‌خوابند. این افراد، سالم‌تر و مفیدتر می‌خوابند و کیفیت زندگیشان نسبت به کسانی که در این شرایط نیستند بالا می‌رود. کارمندانی که در مکان‌هایی با پنجره‌ کمتر کار می‌کنند در سنجش‌های مربوط به مشکلات فیزیکی و کیفیت زندگی امتیاز کمتری کسب کردند. همچنین ثابت شد کسانی که در معرض نور طبیعی روز نیستند خواب کم‌کیفیت‌تری دارند.

 در واقع این تحقیقات از ریتم شبانه روزی بدن ناشی می‌شود؛ در نتیجه، تعجب‌آور نیست که نور طبیعی می‌تواند بر افزایش کارایی و سطح انرژی موثر باشد.

اگر در محیط کاریتان پنجره وجود ندارد چه باید کرد؟ یک راه‌حل سریع و راحت خرید یک لامپ با روشنایی طبیعی است. اگر تاثیر مورد نظرتان را نداشت، راه‌حل ایجاد تحرک در کارتان را بسنجید یا در جایی که بتوانید در روشنایی و نور روز زیر آفتاب باشید کار جدیدی پیدا کنید .

۵. سرعت اینترنتتان را ارزیابی کنید

یک گروه پژوهشگر در بوستون، در مقاله‌ای در مجله‌ واشنگتون منتشر کردند، شهر‌هایی که اینترنت پر‌سرعت‌تری دارند، کارایی بیشتری دارند؛ همچنین گزارش‌ها نشان داد شهر‌هایی که اینترنت با سرعت بالاتر دارند به ازای هر نفر تولید ناخالص داخلی بیشتری نیز دارند. این تحقیقات با بررسی و مقایسه با شهر‌هایی که اینترنت پر سرعت نداشتند صورت گرفته است.

ممکن است پیش پا افتاده به نظرتان برسد؛ اما زمانی‌که سرعت اینترنت زیاد است پی خواهید برد که چقدر باعث پیشرفتتان می‌شود. احتمالا به انتظار برای بارگیری صفحات اینترنت عادت کرده‌اید.

شما می‌توانید از ابزار‌های تست سرعت استفاده کنید تا متوجه میزان سرعتی که اکنون استفاده می کنید بشوید. این تست‌ها را می‌توانید از شرکت اینترنتی کنونی‌تان دریافت کنید؛ هم‌چنین می‌توانید از ابزار‌های ارزیابی سرعت اینترنت استفاده کنید. با کمک این تست‌ها می‌توانید متوجه شوید چه سرعتی برای اتصال شما به اینترنت مناسب است.

۶. محیط بیرون را به داخل بیاورید

تحقیقات نشان داده است که بعد از گذراندن زمان در فضای باز و طبیعت به طور خاصی می‌توانیم کاراتر باشیم. قرار گرفتن در محیط مملو از صخره و درخت می‌تواند برای خلاقیت و کارایی ما محرک و الهام بخش باشد؛ اما متاسفانه، همه‌ ما نمی‌توانیم هر روز به محیط باز برویم.

برای فراهم کردن این شرایط در اطرافتان، با قرار دادن چند گیاه طبیعت را به داخل بیاورید. گیاهان شادی و کارایی را افزایش می‌دهند و همچنین استرس را کاهش می‌دهند. ممکن است این اتفاقات به این دلیل باشد که گیاهان ماده‌ شیمیایی منتشر شده در هوا را می‌توانند کاهش دهند.

۷. شب قبل برای روزتان برنامه‌ریزی کنید

برنامه‌ریزی کار روزانه به شما این امکان را می‌دهد تا کارتان را بر اساس هدف‌های حقیقی خودتان برنامه‌ریزی کنید. شما می‌توانید این اهداف را یادداشت کنید تا در ساعات اولیه‌ روز به آنها بپردازید. زمانی‌که شما توانایی وفادار بودن به‌ اهدافتان و انجام دادن آنها را داشته باشید، احساس بهتری خواهید داشت. انجام دادن اهدافتان در نهایت شما را تبدیل به فردی فعال‌تر و مفیدتر خواهد کرد.

تحقیقات حاکی از این است زمانی‌که برنامه‌ مخصوص و مشخصی تهیه می‌کنید، رفتار‌ها و عملکردتان به اجرای برنامه تمایل پیدا می‌کنند. این تصور که شما تنها می‌توانید به برنامه فکر کنید و هرگز اجرایی نمی‌شوند را از خودتان دور کنید. یک تحقیق از شرکت‌کنندگان دعوت کرد تا دو روز بعد از کریسمس یک گزارش در رابطه با این‌که چگونه تعطیلاتشان را گذرانده‌اند بنویسند.

از یک گروه خواسته شد تا مشخص کنند کجا،‌ چه‌زمانی و چگونه می‌خواهند گزارششان را بنویسند. گروه کنترل از سایر شرکت‌کننده‌ها نیز خواست تا گزارش تهیه کنند؛ اما برنامه‌ای برای نحوه‌ تهیه‌ گزارش به آنها نداد. از شرکت‌کننده‌هایی که برنامه تهیه کرده بودند، ۷۱ درصد گزارششان را به محققان تحویل دادند. در مقابل آنها تنها ۳۲ درصد از کسانی که برنامه‌ای تهیه نکرده بودند گزارششان را برگرداندند.

۸. خوشحال باشید

سونیا لیبومیرسکی، یکی از مدیران تحقیقات در رابطه با شادی،‌ این موضوع را در کتاب «چگونگی خوشحالی»‌ توضیح داد:
«به طور خلاصه، در تمام قلمروی زندگی،‌ به نظر می‌آید خوشحالی و خرسندی نتایج مثبت بسیاری برای ما دارد. در پروسه‌ خوشحال‌تر و خرسند‌تر بودن، ما تجربه‌های لذت بردن،‌ قناعت، ‌عشق، سربلندی و غرور خودمان را افزایش می‌دهیم؛ شادی همچنین بر جنبه‌های دیگری از زندگی‌مان نیز تاثیر دارد برای مثال سطح انرژی، ‌سیستم ایمنی بدنمان، مشغول بودن با کار و مردم دیگر و سلامت جسمی و ذهنی را افزایش می‌دهیم.»

بر اساس یک تحقیق از دانشگاه وارویک نیز کشف شد خوشحالی باعث می‌شود که کارایی تا ۱۲ درصد افزایش یابد. یکی از محققان، دکتر ایگنو پروتو می‌گوید: «الگوی مشخصی برای چهار آزمایش مختلف در نظر گرفته شد و ما نشان دادیم که اشخاص خوشحال‌تر، فعال‌تر و کارا‌تر هستند. این تحقیق می‌تواند یک رهنمود برای مدیریت انواع سازمان‌ها را فراهم کند. هدف، تلاش برای ایجاد محیط کاری مهیج و سلامت برای کارکنان است. »

اگر می‌خواهید خوشحالی و رضایتتان را افزایش دهید،‌ با مسائل اساسی و پایه‌ای شروع کنید؛ برای مثال،‌ از خودتان مراقبت کنید. این کار شامل ورزش کردن، تفکر و عبادت کردن و خوردن غذاهای سالم می‌شود. شروع به ابراز قدر‌دانی و توجه به خودتان بکنید و با انسان‌های خوشبین مراوده داشته باشید.

۹. از خبر‌ها اجتناب کنید

ما در جهانی زندگی می‌کنیم که به ابزارهای مختلفی دسترسی داریم و این ابزارها ما را با اخبار بمب‌باران می‌کنند. ممکن است تمایلی به شنیدن اخبار خاصی که هم‌اکنون می‌شنوید نداشته باشید. جو گاسکونیگن به این مشکل پرداخته است و توضیح می‌دهد که عموما اخبار جنبه‌ منفی دارند. نسبت خبر‌ها‌ی بد به خبر‌های خوب حدودا ۱۷ به یک است. با توجه به نکته‌ ذکرشده، خوشحالی بر کارایی تاثیر‌گذار است. رد کردن و از قلم انداختن خبر‌ها می‌تواند به شما کمک کند.

به عنوان مثال، به جای بررسی خبر‌ها به صورت متناوب، می‌توانید به باشگاه ورزشی بروید، به قوی کردن یکی از مهارت‌هایتان بپردازید، یا کتابی بخوانید که برای بیشتر شدن کارایی و خوشحالی‌تان به شما الهام می‌دهد.

۱۰. به همراه دوستتان تفریح کنید

تحقیقات جامعه‌شناسی کشف کرده است کارمندانی که در محیط کاری زمان نهارشان را با دیگران می‌گذرانند حدودا ۳۶ درصد در طول هفته فعال‌تر هستند‌؛ همچنین مطابق با تحقیقاتی مشابه متوجه شدند که همین افراد ۳۰ درصد کمتر مضطرب می‌شوند؛ تا جایی که در سال بعد که شرکت کادر کاری‌اش را کامل کرد بود، سطح استرس کم‌‌تر شده بود. به‌عبارتی می‌توان گفت کسانی که فعال‌تر و کاراتر هستند و استرس کم‌تری دارند همان کسانی هستند که شخصیت اجتماعی‌تری دارند.

حرف زدن با دیگران به ما این شانس را می‌دهد تا نسبت به مشکلات یا کار‌ها بینش پیدا کنیم. شرکت‌هایی مانند گوکل از فضای کاری باز استفاده می‌کنند. در این سبک از فضای کار، کارمندان در طول روز با یک دیگر هم‌کاری و تعامل دارند. اگر شما در خانه و یا مستقل کار می‌کنید، چند نفر از دوستانتان را دعوت کنید و با آنها نهار بخورید.

۱۱. یوتیوب را بررسی کنید

بله! حقیقت دارد! یک مطالعه در دانشگاه ملبورن پیشنها می‌دهد که تعویق انداختن بین کار می‌تواند مفید باشد. دکتر برنت کوکر متوجه شد کسانی که در اینترنت گشت می‌زنند از کسانی که این کار را انجام نمی‌دهند کارایی بیشتری دارند.

کوکر می‌گوید: «انسان‌ها نیاز دارند تا مقدار کمی از موقعیتی که دارند خارج شوند تا تمرکزشان را برگردانند». این مطالعات کشف کرد افرادی که زمانشان را بر روی وب‌سایت‌هایی مانند یوتیوب می‌گذارند با انگیزه‌تر هستند. افرادی که مدت زمان معقولی را صرف این کار می‌کنند تا ۹ درصد کارایی بالاتری دارند و کسانی که از مزایای یوتیوب استفاده نمی‌کنند به اندازه‌ آنها فعال و موثر نیستند.

می‌توانید از یوتیوب برای دیدن فیلم‌هایی که شما را می‌خندانند استفاده کنید یا حتی فیلم‌های آموزشی ببینید که به شما کمک کنند تا مفیدتر باشید؛ البته ممکن است که مدیران فیلم‌های آموزشی را به فیلم‌های طنز ترجیح دهند.

۱۲. دمای فضای کاری را تعدیل و تنظیم کنید

محققان فنلاندی کشف کرده‌اند که کارایی در دمای بین ۶۸.۹ درجه و ۷۱.۶ درجه‌ فارنهایت، به عبارتی دمای ۲۱ تا ۲۲ درجه‌ سانتی‌گراد،‌ افزایش می‌یابد. این مطالعات در دانشگاه فنی هلسینکی، آزمایشگاه‌های دما و وضعیت هوا انجام شد. بخش تکنولوژی آزمایشگاه ملی محیط‌زیست لاورنس برکلی نیز با مطالعات دانشگاه فنلاند هم‌نظر است و هم‌چنین متوجه شدند بیشترین کارایی در نزدیکی دمای ۲۲ درجه‌ سانتی‌گراد اتفاق می‌افتد.

یک تحقیق دیگر اظهار می‌کند کارمندانی که سردشان است بیشتر اشتباه می‌کنند. اشتباهات بیشتر می‌تواند هزینه‌ هر ساعت کاری کارمندان را تا ۱۰ درصد افزایش دهد. خودتان را گرم کنید، اشتباهات تایپ کردن تا ۴۴ درصد کاهش می‌یابد و سرعت تایپ کردنتان تا ۱۵۰ درصد افزایش می‌یابد.

۱۳. وسایل غیر ضروری را از اطرافتان حذف کنید

محققان در هیئت علمی دانشگاه عصب‌شناسی پرینستون در رابطه با تاثیر به‌هم ریختگی بر کارایی تحقیق کردند. آنها متوجه شدند که به‌هم ریختگی خیلی زیاد باعث می‌شود فعالیت مغز کاهش پیدا کند. مغز شما بیش از اندازه با بی نظمی‌ها گیج خواهد شد و این موضوع مانع توانایی شما برای انجام کار‌های بیشتر می‌شود.

چند بار تاکنون مجبور شده‌اید کارتان را متوقف کنید تا به دنبال ابزاری که به آن نیاز دارید بگردید؟ زمانی که وسیله‌ مورد نظرتان را پیداکردید چقدر طول کشید تا دوباره به کارتان برگردید؟ محل کارتان را تمیز و سازمان‌دهی شده نگه دارید. همیشه وسایل را به جایی که به آنها تعلق دارد برگردانید.

بی‌نظمی ذهنی نیز مانع مفید و موثر بودن است. جان سارواتاری یکی از پر‌فروش‌ترین نوشته‌ها را در رابطه با بی‌نظمی ذهن نوشته است؛ ساراواتاری پیشنهاد می‌دهد هر صبح یا غروب لیستی از کار‌هایی که می‌خواهید انجام دهید فراهم کنید؛ همچنین پیشنهاد می‌کند این لیست را در اولویت قرار دهید، و سپس بازتابش را بررسی کنید و دوباره آن را سازمان‌دهی کنید. اگر نتوانستید همه‌ وظایف یک روزتان را انجام دهید، این کار به شما امکان را می‌دهد که «هر چیزی در ذهنتان جایگاه مخصوص خود را داشته باشد و زمانی به سراغ آن کار می‌روید که آمادگی انجام دادنش را دارید.

۱۴. وظایف را تک تک انجام دهید

دورا زک، نویسنده‌ی کتابی در زمینه‌ی تک‌کاری به نام «با انجام دادن یک کار در زمان کار‌های بیشتری انجام دهید»، توضیح می‌دهد: «مغز نمی‌تواند در یک لحظه در ۲ جا باشد، پس کاری که مردم به عنوان چند وظیفه انجام می‌دهند در واقع همان چیزی است که در علم عصب‌شناسی به آن عوض کردن جریان وظایف می‌گویند، به این معنی که با سرعت و مداوم بین وظایفی که باید انجام دهیم جلو و عقب می‌رویم».

زک تذکر می‌دهد، تغییر کار، نه تنها کارایی را تا ۴۰ درصد کاهش می‌دهد، بلکه باعث کوچک شدن مغز نیز می‌شود. او می‌گوید: «زمانی که با تغییر کار و وظایف پی در پی بار اضافی برای مغزتان ایجاد می‌کنید، در واقع باعث کوچک شدن و از بین رفتن سلول‌های خاکستری مغزتان می‌شوید».

مطالب بالا به این معنی است که مغز و بدن ما باید در یک مکان و زمان مشخص بر یک موضوع تمرکز کند،  شما می‌توانید برای شروع مسائلی که باعث حواس‌پرتی می‌شوند را حذف کنید؛ مانند خاموش کردن صدا‌های تکرار‌شونده و تقسیم بندی ایمیل‌های کاری. هر مسئله‌ای که باعث حواس پرتی می‌شود را بنویسید تا بعدا بتواند به آنها رسیدگی کنید، و حدود ۱۵ دقیقه آنها را حذف کنید تا بتوانید در آرامش فکر و عمل کنید.

۱۵. به موسیقی گوش دهید

سر و صدا می‌تواند موجب حواس‌پرتی شود. اما، صدای صحیح و مناسب قدرت این را دارد که کارایی را افزایش دهد. موسیقی به طور منظم می‌تواند به ایجاد تمرکز و توجه در هنگام انجام کار‌های تکرار شونده کمک کند؛ اما چه نوع موسیقی این قابلیت را دارد؟ یک برنامه‌ خیلی خوب به نام (focus@will) یک لیست از موسیقی‌های سودمند که باعث افزایش مدت زمان توجه شما به یک موضوع و بالا بردن تمرکز عمومیتان می‌شود را در بر دارد.

(همچنین بخوانید: کارمندان در محیط کار به چه چیزهایی اهمیت می‌دهند؟)