چگونه باید بازخوردهای منفی را مدیریت کنیم

در برابر بازخوردهای منفی که پس از پایان پروژه می‌گیریم، چه واکنشی باید داشته باشیم؟

نوپانا به نقل از زومیت: گرفتن بازخورد منفی هیچ موقع خوشایند نیست. تصور کنید برای انجام کاری زحمت کشیده‌اید و حالا مورد انتقاد دیگران قرار گرفته‌اید. بسیاری از آدم‌ها در چنین شرایطی عصبانی می‌شوند و واکنش تندی از خودشان نشان می‌دهند. در صورتی که این کار هیچ فایده‌ای ندارد و تنها اوضاع را بدتر می‌کند. ما در این مقاله به بررسی پاسخ‌های اشتباه به یک بازخورد منفی پرداخته‌ایم. همچنین پاسخی را که نشان‌دهنده واکنش حرفه‌ای و منطقی شما به این موضوع است نیز بررسی کرده‌ایم.

پاسخ اشتباه: چگونه چنین برداشتی کرده‌اید؟ شما اشتباه می‌کنید.

بازخوردهای منفی همیشه از جایی که فکر نمی‌کنید ظاهر می‌شوند. معمولا واکنش‌های اولیه با جملاتی مانند: شما اشتباه می‌کنید و چرا این حرف را می‌زنید؟ آغاز می‌شوند. زیرا اگر حق با آن‌ها بود، شما زودتر از این موضوع خبردار می‌شدید و این موضوع را حداقل از زبان چند نفر می‌شنیدید. اما شما هنوز از تمام ماجرا خبر ندارید؛ پس بهتر است که سریع نتیجه‌گیری نکنید.

پاسخ صحیح: متوجه نمی‌شوم. لطفا با مثال برایم توضیح بدهید.

ناراحت نشوید از اینکه نمی‌توانید ماجرا را از دید آن‌ها نگاه کنید. گاهی اوقات شنیدن افکار آن‌ها کمک می‌کند که متوجه شوید اشتباه از کجا بوده است و درنتیجه برای رفع آن اقدام کنید. حالت دفاعی به خودتان نگیرید و با این فرض به صحبت‌های آن‌ها گوش دهید که واقعا اشتباهی وجود دارد و شما متوجه آن نشده‌اید.

پاسخ اشتباه: چرا این موضوع را زودتر به من نگفتید؟

در یک دنیای ایده‌آل شما به‌محض انجام اشتباه از وقوع آن مطلع خواهید شد؛ اما در دنیای واقعی چنین نیست. تیم شما نمی‌تواند کار خود را رها کند و در مورد جدیدترین اخبار به شما توضیح دهد. همچنین این موضوع را هم در نظر بگیرید که شاید شما اخلاق تندی دارید و آن‌ها نمی‌خواهند با عصبانیت شما روبه‌رو شوند.

پاسخ صحیح: ای کاش زودتر از این موضوع مطلع می‌شدم. اکنون چه کاری از دست من برمی‌آید؟

مطمئنا برای هیچ شخصی راحت نیست که اشتباهش را بپذیرد و با این موضوع کنار بیاید. اما این را هم در نظر بگیرید که این کار برای شخصی که به شما بازخورد می‌دهد نیز سخت است. بنابراین لحن صحبت و زبان بدن خود را طوری تنظیم کنید که دیگران راحت‌تر در مورد چنین موضوعاتی با شما صحبت کنند.

پاسخ اشتباه: این اشتباه هرگز تکرار نخواهد شد.

معمولا این جمله اولین چیزی است که به ذهن فرد مورد انتقاد خواهد ‌رسید. همچنین نشان می‌دهد که شما بازخورد آن‌ها را پذیرفته‌ و این موضوع را جدی گرفته‌اید. اما گفتن این جمله اشتباه است. حتی کامل‌ترین افراد دنیا هم نمی‌توانند قول بدهند که دیگر هرگز مرتکب اشتباه نخواهند شد. بنابراین گفتن چنین جمله‌ای تنها سطح توقعات را بالا می‌برد و زندگی را برای شما دشوار خواهد کرد.

پاسخ صحیح: برنامه من برای جلوگیری از چنین اشتباهی در آینده این است که ...

برای گفتن چنین جمله‌ای شما باید به مرحله‌ای فراتر از پذیرفتن اشتباه رسیده باشید. باید به آن‌ها بگویید که می‌دانید علت بروز چنین اشتباهی چیست و چه برنامه‌ای برای جلوگیری از آن در نظر گرفته‌اید. شما باید به همکاران و رئیس خود نشان دهید که برای از بین بردن این اشتباه جدی هستید و سعی می‌کنید آن را در آینده تکرار نکنید.

حال که از نظر ذهنی آماده شده‌اید باید متن ایمیل خود را تنظیم کنید. در ادامه یک متن پیشنهادی آورده شده است که می‌توانید از آن الهام بگیرید:

    با سلام خدمت ...

ممنونم که این بازخورد را با من در میان گذاشته‌اید. در این شرایط از صداقت شما قدردانی می‌کنم و می‌خواهم بیشتر در مورد این موضوع با شما صحبت کنم. ممنون می‌شوم اگر در این هفته بتوانید ۱۰ دقیقه از زمانتان را به من اختصاص بدهید تا بتوانیم موضوع را دقیق‌تر بررسی کنیم. در این فاصله من هم سعی می‌کنم برای بهبود شرایط این کار [توضیح کامل در مورد از بین بردن اشتباه] را انجام دهم.

    با تشکر

همان‌طور که گفتیم، گرفتن بازخورد منفی خوشایند نیست. اما واکنش شما نشان می‌دهد که آیا می‌خواهید اجازه بدهید این موضوع روحیه شما را خراب کند یا درس مفیدی از آن برای آینده بگیرید. اگر این مقاله را تا انتها مطالعه کرده‌اید، مطمئنا جزو دسته‌ دوم قرار می‌گیرید.

(همچنین بخوانید: ۳۰ سوال در مصاحبه استخدامی که آنها را نمی‌دانید)