باورهای رایج نادرست در مورد افزایش بهره‌وری

بسیاری از توصیه‌هایی که هرروز در خصوص افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شنویم، فاقد قطعیت‌اند و ما را به نتیجه‌ دلخواه نمی‌رسانند.

نوپانا: در دوران کودکی چنین عباراتی را زیاد شنیده‌ایم: «اگر هویج بخوری، چشمت ضعیف نمی‌شود» یا «اگر با صورتت ادا دربیاوری، همیشه چهره‌ات به همین شکل می‌ماند» و داستان‌ها و پندهای مختلف دیگری که حالا می‌دانیم واقعیت ندارند. اما جالب است که بسیاری از ما هنوز باورهای فانتزی و نادرستی را در خصوص بهره‌وری شخصی دنبال می‌کنیم

تابه‌حال مطالب و راهکارهای زیادی در مورد تکمیل بهینه فهرست کارهای روزانه ارائه‌ شده است. چگونه می‌توانید بفهمید که کدام یک از این توصیه‌ها و هشدارها درست هستند؟ بیایید نگاهی به پنج باور نادرست و رایج بهره‌وری داشته باشیم که باید یکبار و برای همیشه آنها را کنار بگذاریم:

چند وظیفگی اساسا اشتباه است

البته انجام همزمان چندین کار مهم، اگر به معنی از یک شاخه به شاخه دیگر پریدن باشد، اثرات بسیار بدی روی بهره‌وری شما خواهد داشت. ولی مسئله این است که مولتی تسکینگ لزوماً چنین مفهومی ندارد. شما می‌تواند به‌طور همزمان به چند کار مشغول باشید و از نتایج مثبتی هم بهره‌مند شوید. برای مثال:

وقتی مشغول ظرف شستن هستید، سخنرانی آسانسوری (تلاش برای متقاعد کردن مخاطبان در ۳۰ ثانیه یا اثبات اعتبار و تجارب حرفه‌ای در کوتاه‌ترین زمان ممکن) خودتان را تمرین کنید.

هنگامی‌که در حال رفت‌وآمد هستید، یک پادکست آموزنده گوش دهید.

وقتی دوچرخه‌سواری می‌کنید به ایده‌های شام هفته آینده هم فکر کنید.

مثال‌های فوق نشان می‌دهند که شما می‌توانید با استفاده از چند وظیفگی، از اوقاتتان استفاده بهتری داشته باشید و حتی عملکردتان را بهبود دهید. نکته کلیدی این است که این وظایف، باید مکمل یکدیگر باشند نه رقابتی، یعنی همه آنها مستلزم یک نوع تمرکز نباشند.

بنابراین دفعه بعد که یکی از نزدیکانتان از معایب همزمانی کارها صحبت کرد؛ می‌دانید که مشاوره کاملاً درستی به شما ارائه نمی‌کند.

افراد سحرخیز موفق‌ترند

اگر ازجمله افرادی هستید که خواب‌آلودگی (یا حتی چرت زدن) زیادی در طول روز تجربه می‌کنید، احتمالاً تابه‌حال افراد زیادی از جادوی سحرخیزی برایتان سخنرانی کرده‌اند. ممکن است بارها شنیده باشید که افزایش بهره‌وری روزانه بدون سحرخیزی ممکن نیست.

هیچ شاهد و مدرکی علیه افراد سحرخیز وجود ندارد؛ ولی این عادت لزوماً کارایی شما را بهبود نمی‌دهد.

محققان دانشگاه لیژ بلژیک، ۳۱ نفر را مورد آزمایش قراردادند که ۱۵ نفر از آنها عادت داشتند شب‌ها تا دیروقت بیدار بمانند و ۱۶ نفر هم در گروه سحرخیزها قرار داشتند.

این افراد دو شب را در لابراتوار خواب دانشگاه گذراندند. الگوی خواب آنها، چهار ساعت تفاوت زمانی داشت؛ یعنی اگر گروه سحرخیز ساعت هفت صبح بیدار می‌شدند، گروه شب‌بیدار ساعت ۱۱ صبح از خواب بر می‌خواست.

محققان واکنش ذهنی و تمرکز این افراد را در دو نوبت (۱.۵ ساعت و ۱۰.۵ ساعت بعد از بیدار شدن) با ام‌آر‌ای (MRI) مغزی اندازه‌گیری کردند. تست صبحگاهی که در فاصله کوتاهی از بیدار شدن افراد انجام می‌شد، تفاوت چندانی بین این دو گروه نشان نمی‌داد. اما در تست شب، افرادی که دیرتر بیدار می‌شدند واکنش‌های بسیار هوشیارانه‌تر و سریع‌تری نسبت به گروه سحرخیز نشان می‌دادند. نتیجه اینکه افرادی که صبح دیرتر از خواب بیدار می‌شوند، به مدت طولانی‌تری آمادگی ذهنی خود را حفظ می‌کنند. نتایج ام‌آر‌آی این یافته‌ها را تصدیق می‌کرد. فعالیت مغزی افراد سحرخیز، نسبت به گروه دیگر بسیار پایین‌تر بود.

درعین‌حال برخی از مطالعات دیگر نشان می‌دهند که اشخاص شب‌بیدار، احتمالاً باهوش‌تر از افراد سحرخیز هستند. یکی از تحقیقاتی که روی ۴۲۰ شرکت‌کننده داوطلب صورت گرفت، ثابت کرد که اشخاص شب‌بیدار در تست‌های هوشمندی، حافظه کاری و سرعت پردازش، برتر از افراد سحرخیز هستند.

بهترین راه اجتناب از خستگی و رکود کاری، استراحت کردن است

هیچ‌چیز بدتر از این نیست که سرتان را روی میز کارتان بگذارید و با خستگی، به فایل‌هایی که منتظرتان هستند خیره شوید.

در این خصوص با توصیه‌های مختلفی روبه‌رو هستیم. مثلاً کمی پیاده‌روی کنید، روی یک فعالیت دیگر متمرکز شوید یا کمی استراحت کنید و کاری که شما را خسته کرده است، کنار بگذارید.

ممکن است این اقدام‌ها حس و حال بهتری به شما ببخشد؛ ولی بهترین راه غلبه بر خستگی نیست. مؤثرترین راهکار برای فائق شدن بر موانعی که راه خلاقیت را سد می‌کنند، اقدامی است که تصورش را هم نمی‌کنید: باید به کارتان ادامه دهید.

مطالعات دانشگاه نورث‌وسترن تأیید می‌کنند که استقامت و پیگیری، بهترین راه پیشبرد ایده‌های خلاقانه است.

در مرحله‌ اول تحقیقات، محققان از داوطلبان شرکت‌کننده خواستند که در یک بازه‌ی زمانی کوتاه‌مدت، ایده‌های خلاقانه خود را یادداشت کنند و تحویل بدهند. در مرحله دوم از شرکت‌کنندگان خواسته شد ایده‌های بیشتری را در همان بازه زمانی خلق کنند. درحالی‌که شرکت‌کنندگان پیش‌بینی می‌کردند به‌طور متوسط ۱۰ ایده جدید داشته باشند، در پایان مهلت تعیین‌شده، متوسط ایده‌های ارائه‌شده  ۱۵ عدد بود.

نکته‌ای که شاید برای شما هم جالب باشد این است که ایده‌های مرحله دوم، بسیار خلاقانه‌تر بودند.

روز خود را باکارهای کوچک آغاز کنید

اغلب مردم روز کاریشان را با وظایف کم‌اهمیت‌تر، نظیر پاسخ دادن به ایمیل‌ها، تکمیل کارهای نیمه‌تمام و پرکردن گزارش هزینه‌ها شروع می‌کنند و تصور می‌کنند استراتژی هوشمندانه‌ای در پیش‌گرفته‌اند؛ چراکه در این صورت مسائل کوچک را کنار می‌زنند و می‌تواند بقیه روز، روی کارهای مهم متمرکز شوند.

شاید این ایده مزایایی هم داشته باشد؛ ولی روانشناسان معتقدند بهتر است روز خودتان را با یک کار بزرگ و پر مفهوم، حتی مسئولیتی که از انجام آن دلهره دارید، آغاز کنید.

حتماً این عبارت را شنیده‌اید: «قورباغه‌ات را قورت بده.» اگر سخت‌ترین کارها را زودتر انجام دهید، تسلط و احاطه بیشتری روی سایر وظایفتان خواهید داشت؛ زیرا میدانید که بدترین‌ها را پشت سر گذاشته‌اید.

اما نحوه عملکرد مغز هم با این روند همسازی بیشتری دارد. ران فریدمن، روانشناس، در آیدیاکست نشریه کسب‌وکار هاروارد توضیح می‌دهد که ما در سه ساعت اول روز کاری، از بالاترین سطح تمرکز برخورداریم.

اگر ما این سه ساعت را با مشغول شدن به کارهای جزئی مثل ایمیل زدن یا توجه به درخواست‌ها و انتظارات دیگران هدر دهیم، بهترین زمان کارایی‌مان را از دست‌ داده‌ایم و دیگر نمی‌توانیم به‌خوبی کارمان را ادامه دهیم. به‌علاوه بعدازظهر ما کاهش عملکرد شناختی را تجربه می‌کنیم (همه ما به خواب‌آلودگی و رخوت ساعت سه بعدازظهر آشناییم). بنابراین مهم‌ترین کارتان را پیش از همه انجام دهید و یک روز کاری بسیار مفید را برای خودتان رقم بزنید.

بهره‌وری بیشتر به معنی انجام وظایف بیشتر است

زمانی که می‌خواهید یک روز پربازده را توصیف کنید، چه می‌گویید؟ متأسفانه بسیاری از مردم، پرمشغله بودن را با بهره‌وری اشتباه می‌گیرند.

آنها می‌خواهند صندوق دریافت ایمیل را صفر کنند و خط خوردن بیشتر موارد لیست وظایف روزانه‌شان را یک نشان افتخار می‌بینند. اما واقعیت این است که این معیارها، نشانگر بهره‌وری واقعی نیست.

ممکن است وقتی اینباکس خود را از ۵۸۲ به ۲۰۰ می‌رسانید، حس کنید کار زیادی انجام داده‌اید. ولی باید از خودتان بپرسید آیا واقعاً این کارآمدترین استفاده‌ای بود که می‌توانستید از زمانتان ببرید؟ بهتر نبود هم این ساعت‌ها را به پیشبرد یک وظیفه مهم و تأثیرگذار بگذرانید؟

هنگامی‌که به بهره‌وری واقعی فکر می‌کنید، این قانون طلایی را به یاد داشته باشید:«کیفیت برتر از کمیت است.» اگر می‌توانید در راه اجرا و تکمیل پروژه بزرگ و مهمی که در دست دارید، قدمی بردارید، شکی نداشته باشید که این قدم بهره‌وری شما را بیش از خط زدن ۱۵ مورد از کارهای حاشیه‌ای فهرست وظایف روزمره افزایش می‌دهد.

روش‌های شخصی افزایش بهره‌وری

اگر همیشه مشتاقید بهره‌وری بالایی داشته باشید، احتمالاً توصیه‌های مختلفی را که این روزها همه‌جا منتشر می‌شوند، به کار بسته‌اید. با این حال به یاد داشته باشید که بهره‌وری، موضوعی شخصی است و هوشمندانه‌ترین کاری که می‌توانید انجام دهید، این است که راهی را در پیش بگیرید که به شما بهتر جواب می‌دهد.

بسیار خوب است اگر روش شخصی و منحصربه‌فرد شما، مورد تأیید کارشناسان و روانشناسان باشد؛ اما اگر این‌طور نیست، نباید فوراً رویکردتان را تغییر بدهید. درنهایت هر روشی که به شما کمک می‌کند کارهایتان را بهتر انجام دهید، بهترین راهکار افزایش بهره‌وری است.

منبع

(همچنین بخوانید: راهکارهایی که بازدهی روزانه شما را افزایش می‌دهند)