شناخت اصول کار گروهی، سنگ بنای رفتار سازمانی حرفه‌ای

گروه، از رایج‌ترین الگوهای ساختار نیروی انسانی در هر سازمان است و بنابراین مطالعه گروه و تعریف کار گروهی، برای مطالعه‌ رفتار سازمانی از اهمیت زیادی برخوردار است.

نوپانا:‌ گروه معمولا از افرادی تشکیل می‌شود که با مشارکت یکدیگر، برای انجام کار یا رسیدن به هدف مشخصی تلاش می‌کنند. کار گروهی به ویژگی‌های نگرشی و رفتاری اعضای گروه برمی‌گردد و با چگونگی تشکیل گروه‌ها (رسمی و غیررسمی)، ساختار، فرایند و نحوه عملکرد آن‌ها ارتباط دارد.

گروه، از رایج‌ترین الگوهای ساختار نیروی انسانی در هر سازمان است و بنابراین مطالعه گروه و تعریف کار گروهی برای مطالعه رفتار سازمانی از اهمیت زیادی برخوردار است. در این مطلب، تعریف کار گروهی را به شیوه‌ای ساختاریافته و روشن ارائه خواهیم کرد. به این منظور، ابتدا چگونگی تشکیل و ایجاد گروه را بررسی می‌کنیم و سپس به معرفی برخی از انواع مهم گروه، طبقه‌بندی‌های اصلی و ساختار گروه خواهیم پرداخت.

دلایل تشکیل گروه

نظریه‌های مختلفی درباره دلایل تشکیل گروه وجود دارد. بنا بر نظریه جورج هومان، گروه براساس فعالیت‌ها، تعاملات، اهداف و مقاصد افراد شکل می‌گیرد، بنابراین تعامل افراد با یکدیگر مبنای اصلی تشکیل یک گروه است. براساس نظریه تبادل اجتماعی، ارتباطات بین افراد بر مبنای انتظارات ضمنی و متقابل آن‌ها از یکدیگر و بر پایه تعهد و اعتماد شکل می‌گیرد. نظریه هویت اجتماعی نشان می‌دهد که افراد تمایل زیادی برای عضویت در گروه‌های مهم و برجسته دارند، چرا که با این کار هویت و عزت نفس پیدا می‌کنند.

تعریف کار گروهی نه‌فقط به دلایل تشکیل گروه، بلکه به چگونگی تشکیل آن نیز بستگی دارد. مشهورترین چارچوب بررسی چگونگی تشکیل گروه را برای اولین بار «بروس تاکمن» در دهه ۱۹۶۰ مطرح کرد. گروه‌ها در آغازِ تاسیس، معمولا نمی‌توانند کار چندان موثری انجام بدهند، اما هنگامی که می‌کوشند نتایج پربار و موثری کسب کنند، با چندین مرحله تکاملی مواجه می‌شوند. بیشتر گروه‌ها در این سیر تکاملی با تضادها و نتایج مشابهی روبه‌رو می‌شوند.

(همچنین بخوانید: با ایجاد انگیزه در کارمندان، مدیر محبوب آنها باشید)

مراحل تکامل گروه براساس نظریه تاکمن

۱. شکل‌گیری (forming)

این مرحله معمولا با کمی سردرگمی و عدم اطمینان همراه است، زیرا اهداف اصلی گروه هنوز مشخص نشده است و ماهیت وظایف یا راهبری گروه مشخص نیست. در این مرحله، اعضا در پی شناخت یکدیگر و در میان گذاشتن انتظارات‌شان از گروه هستند و همچنین با اهداف گروه و قوانین آن آشنا خواهند شد. شکل‌گیری گروه نباید با شتاب انجام شود.

۲. تضاد یا درگیری (storming)

در این مرحله به احتمال زیاد درگیری‌ها و اختلافات بین اعضای گروه به اوج خود می‌رسد. اعضا معمولا بر سر اهداف و قدرت مبارزه می‌کنند. اگر در این مرحله، اعضای گروه بتوانند اختلاف‌ها را حل‌وفصل کنند و به همبستگی و انسجام برسند، به تجربیات مثبتی دست خواهند یافت. اما اگر اعضا قادر به حل این درگیری‌ها نباشند، گروه از هم می‌پاشد یا به‌طور غیرمؤثر در همین مرحله باقی خواهد ماند و به مراحل بعدی رشد خود نخواهد رسید.

۳. انسجام (norming)

در این مرحله تفاوت‌های فردی و خواسته‌های مشترک اعضا شناسایی می‌شود. خوشبختانه در این مرحله اعضای گروه به‌تدریج حس همبستگی و هویت گروهی پیدا می‌کنند. تلاش‌های گروهی در این مرحله باید به تولید نتایج منجر شود. مسئولیت‌ها باید در بین اعضا تقسیم شوند و گروه تصمیم خواهد گرفت چطور روند پیشرفت را ارزیابی کند.

۴. تکامل (performing)

در این مرحله، گروه به بلوغ رسیده است و اعضای گروه نوعی حس همبستگی و انسجام پیدا کرده‌اند. در مرحله‌ تکامل، اعضا یکدیگر را می‌پذیرند، تضادهایشان را از طریق مباحثه سازنده حل‌وفصل می‌کنند و تصمیمات گروهی را از طریق فرایندهای منطقی (و نه احساسی) که بر اهداف گروه متمرکز شده‌اند، اتخاذ می‌کنند.

۵. فروپاشی (adjourning)

دلایل مختلفی برای فروپاشی گروه‌ها وجود دارد. رایج‌ترین دلایل انحلال گروه‌ها به پایان رسیدن کارها و دستیابی به اهداف است. اعضای گروه در این مرحله، از یک‌سو به‌خاطرِ رسیدن به اهداف‌شان خوشحال هستند و از سوی دیگر نوعی احساس غم و اندوه را به دلیل وابستگی به اعضای دیگر تجربه می‌کنند. البته این مرحله معمولا در گروه‌های نسبتا دائمی رخ نمی‌دهد. دلیل دیگر انحلال گروه این است که اعضا تصمیم می‌گیرند به راه خودشان بروند. در این موارد معمولا گروه بدون اینکه به اهدافش دست یابد، از هم می‌پاشد.

در طول این پنج مرحله، اعضای گروه باید به مشکلات احتمالی رسیدگی کنند و روش‌هایی را برای حل آن‌ها بیابند. اینکه آیا گروه در انجام کارها و وظایف خود به موفقیت خواهد رسید یا خیر، به مرور زمان روشن خواهد شد.

۱. انواع گروه‌های رسمی

- گروه‌های فرماندهی: این گروه‌ها از طریق نمودار سازمانی تعیین می‌شوند و اغلب شامل یک سرپرست و زیردستان او هستند که این زیردستان به ناظر یا سرپرست گزارش‌ کار تحویل می‌دهند. به‌عنوان نمونه می‌توان به رئیس دانشگاه و اعضای هیئت علمی اشاره کرد.

- گروه کاری: این گروه‌ها طی دوره‌های تعیین‌شده‌، برای دستیابی به اهداف محدود و مشخصی با یکدیگر کار می‌کنند و سپس منحل می‌شوند. سازمان، اعضای این گروه‌ها را تعیین می‌کند و اهداف و وظایفی را به آن‌ها می‌سپارد. اعضا باید در مدت زمان مشخص‌شده کارها را انجام بدهند. برای نمونه می‌توان به گروه تولید محصول جدید، گروه بهبود فرایند تولید یا گروه طرح رقابت‌های انگیزشی اشاره کرد. گروه‌های تبلیغاتی، گروه‌های پروژه و گروه‌های دائمی نمونه‌های دیگری از گروه‌های کاری هستند.

- گروه‌های عملیاتی: گروه‌های عملیاتی توسط سازمان برای دستیابی به اهداف خاص در یک دوره زمانی نامحدود تشکیل می‌شوند. گروه‌های عملیاتی پس از دستیابی به اهداف همچنان باقی می‌مانند. گروه‌های بخش خدمات مشتری و واحدهای حسابداری نمونه‌هایی از این گروه‌ها هستند.

برخلاف گروه‌های رسمی، گروه‌های غیررسمی به‌طور طبیعی و براساس علایق و ارزش‌های مشترک افراد شکل می‌گیرند. آن‌ها برای مقاصدی غیر از انجام کارهای سازمانی ایجاد می‌شوند و چارچوب زمانی آن‌ها نامشخص است. اعضای گروه‌های غیررسمی توسط سازمان منصوب نشده‌اند و بنابراین هر زمان که بخواهند، می‌توانند افرادی را به گروه خود دعوت کنند. گروه‌های غیررسمی می‌توانند در خود سازمان‌ها نیز تشکیل شوند که البته این امر می‌تواند هم مثبت باشد و هم منفی. برای مثال، کارکنانی که یک گروه غیررسمی تشکیل می‌دهند، ممکن است درباره بهبود فرایند تولید یا مسائل دیگر با هم بحث کنند و به این ترتیب جنبه‌هایی از کار سازمانی را به خطر بیندازند.

(همچنین بخوانید: چگونه وجدان کاری اعضای تیم‌ خود را افزایش دهیم؟)

۲. انواع گروه‌های غیررسمی

۱. تعداد اعضای گروه

گروه می‌تواند حداقل ۲ عضو داشته باشد. گروه‌هایی که ۲ تا ۱۰ نفر عضو دارند، معمولا موثرترند زیرا این گروه‌ها کوچک هستند و هریک از اعضا به‌اندازه کافی فرصت دارند تا در گروه مشارکت و فعالیت داشته باشند. گروه‌های بسیار بزرگ ممکن است زمان زیادی را برای تصمیم‌گیری‌ها و فرایندهای مختلف کاری هدر بدهند. معمولا افزایش تعداد اعضای گروه میزان رضایت را افزایش می‌دهد. به عبارت دیگر، وجود شش نفر در یک گروه فرصت‌های بیشتری برای تعامل و مشارکت گروهی را در اختیار اعضا قرار می‌دهد تا سه نفر. اما معمولا اگر تعداد اعضای گروه بیش از ۱۰ تا ۱۲ نفر باشد، میزان رضایت اعضا کاهش می‌یابد؛ چرا که انسجام گروه و شناخت سایرین برای اعضا مشکل می‌شود.

۲. نقش اعضا در گروه

در گروه‌های رسمی معمولا وظایف از پیش تعیین و به هریک از اعضا اختصاص داده می‌شوند. هر نقش مسئولیت‌ها و وظایف خاصی دارد. نقش‌های اعضای گروه می‌تواند به‌صورت زیر طبقه‌بندی شود:

نقش‌های کاری

نقش‌های کاری دربردارنده فعالیت‌هایی به‌منظور دست‌یابی به اهداف گروه هستند. موارد زیر نمونه‌هایی از نقش‌های کاری هستند:

- پیشگام: اقدامات لازم را پیشنهاد می‌کند و روندها را نشان می‌دهد.

- مسئول اطلاع‌رسانی: توصیه‌ها و نظرات را ارائه می‌کند.

- شفاف‌ساز: مسائل مختلف مربوط به اهداف گروه را برای اعضا روشن می‌کند.

- جمع‌بندی‌کننده: پیشنهادها و تصمیمات را جمع‌بندی می‌کند.

این نقش‌ها دربردارنده فعالیت‌های اجتماعی هستند که به اعضای گروه کمک می‌کنند تا همچنان مشارکت خود را در گروه حفظ کنند و تعهد فردی بیشتری به گروه داشته باشند.

- هماهنگ‌کننده: تنش را در گروه کاهش می‌دهد، به اختلافات رسیدگی می‌کند و فرصت‌ها را کشف می‌کند.

ـ مسئول ارتباطات: کانال‌های ارتباطی را باز نگه می‌دارد و اعضا را به مشارکت در فعالیت‌های گروه دلگرم می‌کند.

ـ مسئول بررسی توافق جمعی گروه: نتایج احتمالی را مورد آزمون قرار می‌دهد و بررسی می‌کند که آیا گروه به تصمیم‌گیری درباره‌ چیزی نیاز دارد یا خیر.

ـ تشویق‌کننده: این افراد بسیار خونگرم و دوستانه رفتار می‌کنند و پاسخگوی نیازهای اعضای گروه هستند.

نقش‌های مختل‌کننده

این نقش‌ها دربردارنده‌ فعالیت‌هایی هستند که کار گروهی را مختل می‌کنند. جروبحث با اعضای گروه، شوخی‌های بی‌مورد و توجه به اطلاعات غیرضروری از این دسته فعالیت‌ها هستند و سبب منحرف شدن گروه از اهدافش می‌شوند. این افراد معمولا با ایده‌های گروه مخالف هستند یا با اعضای گروه به دلایل شخصی مشکل دارند. آنها معمولا به چیزهایی توجه دارند که به اهداف گروه ارتباطی ندارد. با‌این‌حال، این نقش‌ها همیشه منفی نیستند، گاهی ممکن است یکی از اعضا برای رفع تنش در گروه با شوخی یک وقفه‌ کوتاه به‌وجود آورد و به این ترتیب کمی از تنش حاکم بر اعضا کاسته شود.

۳. هنجارهای گروه

هنجارها همان الگوهای رفتاری استاندارد و قابل‌قبولی هستند که به‌منظور بقای گروه، اجتناب از موقعیت‌های ناخوشایند و بیان ارزش‌های گروه ایجاد می‌شوند. هر گروه هنجارهای مخصوص به خودش را تعریف می‌کند. لباس متحدالشکل گروه یا حتی تعداد نظراتی که باید در یک جلسه ابراز شود، جزء هنجارهای گروه به‌شمار می‌روند. این هنجارها نشان‌دهنده‌ سطح تعهد، انگیزه و عملکرد گروه هستند.

۴. انسجام گروه

انسجام به پیوند بین اعضای گروه برمی‌گردد و تمایل آن‌ها را برای ماندن در گروه نشان می‌دهد. عوامل زیادی بر انسجام گروه تاثیر دارند. گروه‌ معمولا هنگامی که با گروه‌های دیگر رقابت می‌کند یا بقای آن از سوی عوامل خارجی تهدید می‌شود، بیشتر تمایل دارد همبستگی خود را حفظ کند. گروه‌های کوچک‌تر و همچنین گروه‌هایی که اعضای آن‌ها مدت زمان زیادی را در کنار یکدیگر صرف می‌کنند، تمایل بیشتری به انسجام دارند.

انسجام در گروه‌های کاری اثرات مثبت زیادی از جمله رضایت شغلی کارکنان، افزایش بهره‌وری کارکنان و نظایر آن دارد. با این حال، گروه‌های بسیار منسجم ممکن است برای سازمان خطرآفرین نیز باشند، به‌ویژه در شرایطی که اهداف‌شان برخلاف اهداف سازمان باشد.

شواهد نشان می‌دهند معمولا برای انجام اموری که به مهارت‌های مختلف، تجربیات و تصمیم‌گیری نیاز است، کار گروهی موثرتر از کار فردی است. گروه‌ها معمولا انعطاف‌پذیر هستند و می‌توانند به‌سرعت گرد هم آیند، به اهداف دست یابند یا مجموعه اهداف دیگری را برگزینند. بسیاری از سازمان‌ها دریافته‌اند که گروه‌ها جنبه‌های انگیزشی زیادی دارند. اثربخشی یک سازمان به اثربخشی گروه‌های آن بستگی زیادی دارد. اعضای گروه بهتر می‌توانند از طریق مشارکت در تصمیم‌گیری و حل مشکلات، به توانمندی بیشتر و افزایش بهره‌وری کمک کنند.

(همچنین بخوانید: راهبری به عمل است نه سخن)

 منبع