چگونه می‌توان جلسات کاری را پربازده و مفید برگزار کرد؟

اغلب اوقات، جلسات اداری به‌جای اینکه راهگشای مسائل و مشکلات حقیقی شرکت باشند، با اتلاف وقت مدیر و کارمندان، بازدهی شرکت را پایین می‌آورند.

نوپانا به نقل از زومیت: به طور کلی در تمام جهان نگاه خوشایندی نسبت به جلسات اداری وجود ندارد. اما به هر طریق جلسات کاری در همه سازمان‌ها، موضوعی بدیهی بوده و مشکلات مربوط به آنها سابقه‌ای تاریخی دارند.

از لحاظ تئوریک، مدیران و کارمندان در جلسات اداری اطلاعات خود را به‌روز کرده و با تبادل‌ نظر در خصوص مسائل مختلف، تصمیم‌گیری می‌کنند. در واقعیت اما، اینگونه جلسات معمولا هیچ دستاورد مهمی ندارند.

مدیران کسب‌وکار باید این روند ناسالم را متوقف کنند. ماهیت وجودی جلسات کاری برای افزایش بهره‌وری، گسترش ارتباطات و شفاف‌سازی است؛ اما اغلب شرکت‌ها در برگزاری آن‌ بسیار ضعیف عمل می‌کنند. شاید مشکل در ذهنیت غلطی باشد که درباره این جلسات وجود دارد.

در جلسات کاری، بحث و گفت‌وگو تا حدی بالا است که دیگر زمانی برای انجام کارهای مهم باقی نمی‌ماند؛ به همین دلیل است که مدیران و کارکنان، صرفا وقت خود را در این جلسات هدر می‌دهند و در نهایت کاری از پیش نمی‌برند.

«استیو گلدستین»؛ مشاور و کارشناس رهبری، با استفاده از فرآیند حل مسئله که برای ارزیابی همه مشکلات به کار می‌رود، نگاهی به این معضل داشته است. او مدلی متشکل از چندین عنصر ایجاد کرده که اساسا ماهیت جلسات کاری را تغییر داده و سبب می‌شود که نتایج بهتری به دست آیند و با صرفه‌جویی در زمان، بهره‌وری بیشتری ایجاد شود. او در این مدل چهار مرحله را پیشنهاد می‌کند:

زمان جلسات را کوتاه کنید

جلسات کاری را کوتاه و شیرین نگه‌ دارید. سعی کنید برای هر جلسه ۳۰ دقیقه زمان بگذارید و اگر می‌توانید تصمیمات را در مدت کوتاه‌تری اتخاذ کنید.

شرکت‌کنندگان را بر اساس نیاز به حضور آنها به جلسات دعوت کنید؛ نه اینکه صرفا هر اسمی که به ذهنتان آمد در لیست حضار بگنجانید. لازم نیست از یک دپارتمان، سه نفر در یک جلسه حضور داشته باشند. از هر واحد فقط یک نفر را به جلسه دعوت کنید و اجازه بدهید دو نفر دیگر، در این مدت به کارشان مشغول باشند؛ چرا که همان یک نفر می‌تواند تصمیمات و نتایج را به تیم گزارش دهد.

دستور کار جلسه را از پیش  آماده کنید

با اطمینان از اینکه دستور کار جلسه روشن و واضح است، بر هدف خود متمرکز شوید. باید کاملا مشخص باشد که این جلسه با چه هدفی برنامه‌ریزی‌ شده است، چه چیزی قرار است مورد بحث قرار گیرد و انتظار دارید چه نتیجه‌ای از آن حاصل شود.

این اطلاعات را حداقل ۴۸ ساعت قبل از جلسه به کارمندانتان اعلام کنید و به آنها زمان کافی بدهید تا خودشان را برای جلسه آماده کنند و ایده‌ها و افکارشان را نظم بدهند. به این ترتیب شما در شروع جلسه مجبور نیستید زمان زیادی به توضیح و شرح مسائل بگذرانید و می‌توانید بلافاصله وارد اصل موضوع شوید و به راه‌حل‌ها و پیشنهادات بپردازید. به‌علاوه شما وقت کافی در اختیار خواهید داشت که بحث‌های مفید داشته باشید و تصمیمات بهینه‌تری بگیرید.

(همچنین بخوانید: رمز موفقیت جلسات کاری ایلان ماسک)

بر هدف متمرکز باشید

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات جلسات کاری این است که اغلب اوقات بحث از مسیر اصلی خود خارج می‌شود. بسیاری از اوقات بحث به سمت مسائلی کشیده می‌شود که هرچند جالب‌اند اما به دستور اصلی جلسه ربطی ندارند. راه‌حل این است که مسئول هدایت جلسه، مکالمات را به شیوه‌ای مدیریت کند که موضوع اصلی جلسه، مورد بررسی قرار بگیرد.

تمام مکالماتی که مسیر جلسه را منحرف می‌کنند باید متوقف شوند. به علاوه تمام مباحثی که بدون اطلاعات و شواهد و مدارک پیش می‌آیند، باید خاتمه یابند.

به یاد داشته باشید که این جلسه برای حل یک مشکل واقعی تشکیل‌ شده است، نه تخلیه افکار و درد ودل‌های کارمندان؛ بنابراین آنچه که به موفقیت شما کمک می‌کند تمرکز بر اهداف است.

برای جلسه یک ناظر انتخاب کنید

یکی دیگر از مشکلات جلسات اداری این است که هیچ‌کس مسئولیت آن را نمی‌پذیرد. مشخص است که هر جلسه، باید یک ناظر و راهنما داشته باشد؛ اما از آنجا که این وظیفه بدون پاداش و قدردانی باقی می‌ماند، کسی حاضر به قبول زحمت و مسئولیت آن نیست.

شما می‌توانید برنامه‌ای طراحی کنید که در آن، هر یک از اعضای تیم به ترتیب دو هفته مسئول هدایت جلسات اداری باشد. وظیفه کارمند موردنظر این است که:

ـ تمام دعوت‌نامه‌ها را ارسال کند.

ـ به حضور شرکت‌کنندگان در جلسه نظارت داشته باشد.

ـ اطمینان حاصل کند که دستور کار جلسه از پیش مشخص‌ و برای حضار ارسال‌ شده است.

ـ محدودیت زمانی جلسه را مشخص کند.

ـ مناظرات و مباحث را رهبری کند و اطمینان حاصل کند که در پایان جلسه، دستاوردهای مورد نیاز حاصل‌ شده‌اند.

اگر چه این کار مسئولیت دشواری است؛ ولی از آنجا که رهبری جلسات هر دو هفته بین اعضای تیم تغییر می‌کند، آنها متوجه می‌شوند که چقدر مهم است این رویداد را به شیوه‌ای مفید مدیریت کنند. به علاوه آنها پی می‌برند که تیم‌شان تا چه حد می‌تواند بازدهی و کارایی داشته باشد و در ضمن از صرفه‌جویی زمان نیز استقبال خواهند کرد.

با طی این مراحل می‌توانید جلسات اداری بهتری داشته باشید و شک نکنید که کارمندانتان هم از این تغییرات راضی خواهند بود. شما به روشنی خواهید دید که چگونه تعهد و بهره‌وری تمامی کارمندان بالا می‌رود.

(همچنین بخوانید: دفترکاری که همراه شماست)