مهارت حل مسئله چیست و چگونه آن را به‌دست‌ آوریم؟

مهارت حل مسئله، از مهارت‌های لازم و حیاتی برای هر فعال کسب‌وکار، از کارمند گرفته تا کارآفرین و مدیر، است.

نوپانا به نقل از فرصت‌امروز: مشکلات و مسائل کاری، پایه و اساس فعالیت هر فرد در محل کار است. شما در طول فعالیت کاری خود یا در حال حل مشکلات مشتریان هستید یا به پشتیبانی از افرادی که حل مسئله می‌کنند، می‌پردازید. مشکلات و مسائل کاری می‌توانند بزرگ، کوچک، ساده و یا پیچیده باشند.

در این میان بخش اساسی وظایف یک مدیر این است که بتواند راه‌هایی برای حل مسائل پیدا کند؛ بنابراین تبدیل شدن به فردی با اعتماد به نفس بالا که مهارت کافی حل مسئله دارد، در پیشرفت مسیر شغلی بسیار مفید است. بخش اعظمی از این اعتماد به نفس، زمانی به دست می‌آید که روند مشخصی برای رویارویی و حل مشکلات داشته باشیم. با داشتن روند مشخص، می‌توان مسائل و مشکلات را به سرعت حل کرد؛ اما اگر پروسه‌ای مشخص برای این کار نداشته باشیم، راه‌حل‌هایی که ارائه می‌کنیم ناکارآمد خواهند بود و در حالت بدتر، در مشکلات گرفتار شده و راه به جایی نخواهیم برد.

چهار مرحله اصلی در روند حل مسائل وجود دارد:

۱. تعریف مسئله

۲. تولید آلترناتیوها یا روش‌های جایگزین

۳. ارزیابی و انتخاب روش‌های جایگزین

۴. پیاده‌سازی راه‌حل‌ها

در ادامه به تشریح مرحله اول یا تعریف مسئله می‌پردازیم.

تعریف مسئله

بخش مهمی از تعریف مسئله این است که پیچیدگی موقعیت مسئله را درک کنیم. کلید اصلی در شروع تعریف مسئله این است که مطمئن شوید در حال حل مسئله اصلی بوده و به مشکلات جانبی آن نمی‌پردازید. به عنوان مثال ممکن است مشکل شما در تیم، مسئله کارایی باشد. در نگاه اول به این موضوع فکر می‌کنید که افراد استخدام شده در تیم برای کارهای آن مناسب نیستند؛ اما با نگاه دقیق‌تر به این موضوع پی می‌بریم که کمبود آموزش یا حجم کاری غیر منطقی، می‌تواند مشکل اصلی باشد.

موضوع مهم دیگر در این مرحله این است که مطمئن شوید از زوایای مختلف به موضوع پرداخته‌اید. اگر این موضوع را نادیده بگیرید، ممکن است به جای پیدا کردن مسئله، راه‌حلی را به عنوان مشکل مطرح کنید.

 به عنوان مثال، این جمله تعریف مسئله، به جای پیدا کردن مشکل، راه‌حلی برای آن پیشنهاد داده است: «باید راهی برای افزایش نظم و انضباط کارمندان با بهره‌وری پایین پیدا کنیم.» این تعریف مسئله، به جای یافتن مشکل اصلی کاهش بهره‌وری کارمندان، افزایش نظم را به عنوان راه‌حل پیشنهاد داده است.

درک پیچیدگی مسائل

وقتی مشکل یا مسئله آسان باشد، عموما راه‌حل نیز به سرعت پیدا می‌شود و نیازی به پیمودن روش‌های فوق نخواهد بود. در نتیجه اگر شما برای حل مسئله نیاز به مراحل چهارگانه بالا داشته باشید، نشان می‌دهد که مشکل پیچیده است. در این مورد، ابزارهای متعددی وجود دارند که در یافتن درجه سختی مسئله به شما کمک می‌کنند.

نمودارهای وابستگی (Affinity Diagrams) یکی از این ابزارها هستند که با پیدا کردن ارتباط میان اطلاعات مختلف دریافتی، درجه سختی مسئله را پیدا می‌کنند. یکی دیگر از ابزارهای مفید، دیاگرام‌های علت و معلولی هستند که به پیدا کردن علت اصلی ایجاد مشکل یا مسئله می‌پردازند. در بسیاری از مواقع، پرداختن به یک مسئله و تلاش برای پیدا کردن علت آن، به پیدا کردن مشکلات و مسائل دیگر می‌انجامد.

مثال کمبود بهره‌وری کارمندان که در این مطلب به آن پرداختیم، پس از بررسی به مشکلات دیگری مانند کمبود مهارت، حجم کاری بالا، زمان کم برای راهنمایی و انگیزه پایین ختم می‌شود.

در نهایت باید به این نکته اشاره کرد که بسته به نوع مشکل یا مسئله‌ای که با آن سروکار داریم، باید تکنیک منحصر به فردی برای تعریف، درک پیچیدگی و ارائه راه‌حل مسئله به کار بگیریم.

(همچنین بخوانید: برای کارمندان‌، یک مدیر تمام‌عیار باشید)