مهم‌ترین اصول اداره‌ شرکت‌های تک‌نفره چیست؟

اگر شرکتی را تأسیس کرده‌اید که فعلاً خودتان تنها مدیر و کارمند آن هستید، مدیریت زمان اولین و مهم‌ترین راهکار موفقیت شما است. در این مطلب به این راهکار و دیگر راهکارهای مهم اداره شرکت‌های تک‌نفره می‌پردازیم.

نوپانا: وقت طلا است. زمانی که یک کسب‌وکار کوچک را اداره می‌کنید، بیش از دیگران به صحت این جمله پی می‌برید. اگر تنها مالک و کارمند یک شرکت هستید، ارزش زمان برای شما چندین برابر است، زیرا فرصتی برای سؤال پرسیدن، بحث کردن و عذر و بهانه آوردن ندارید.

در چنین شرایطی باید روی مهم‌ترین مسائل متمرکز شوید. شاید بهتر است بگوییم باید روی مهم‌ترین مسائل متمرکز شوید، آن‌هم زمانی که از مهم‌ترین اولویت برخوردارند.

در ادامه‌ی مطلب سه مبحث اصلی کسب‌وکار را برای مالکان شرکت‌های یک نفره، توضیح می‌دهیم:

مشتریان را اولویت‌بندی کنید

به نظر موضوع کاملاً واضحی است، اما به‌مرورزمان متوجه می‌شوید که اجرای این اصل کار آسانی نیست. لوی کینگمدیرعامل شرکت Nav که تجربیات خود را در این زمینه به اشتراک گذاشته، می‌گوید که در آغاز کار از مشکلات فروش به وحشت افتاده بود. گرچه روش تماس‌های تبلیغاتی را برای معرفی خدمات خود انتخاب کرده بود، اما حس می‌کرد نمی‌تواند با کسی تماس بگیرد.

او مکالمات سخت و طاقت‌فرسایی را شروع کرد و به کارش ادامه داد، تا زمانی که پیشرفت کمی در کارش حاصل شد. اما اینجا بود که چالش‌های واقعی یک کسب‌وکار تک‌نفره نمایان شد. او به‌عنوان تنها مالک و تنها کارمند شرکت، باید وظایف مختلفی را به عهده می‌گرفت: حسابدار، منشی، بازاریاب و مدیر.

کینگ به‌راحتی می‌توانست از تماس گرفتن با مشتریان بالقوه‌ی جدید خودداری کند، با این توجیه که به‌تازگی مستندسازی و ثبت‌اسناد را برای یک ماه جاری به پایان رسانده است. اما می‌دانست که این بهانه‌ها واقعی نیستند.

مسئولیت اصلی او این بود که همه‌ی انرژی خود را صرف مشتریانی کند که در هرلحظه در دسترس بودند. در مورد شرکت او، این پروسه از ساعت ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر طول می‌کشید.

مسائل دیگری نظیر حسابداری یا طراحی مجدد لوگوی شرکت، باید به تعویق انداخته می‌شد. تا زمانی که مشتریانی در دسترس بودند که به تماس‌های تبلیغاتی پاسخ می‌دادند، کینگ باید وقت خود را به این اولویت اختصاص می‌داد.

شما هم دیسیپلین کارتان را توسعه دهید. بیش از هر چیز به فروش، خدمات مشتریان و تکمیل سفارش‌هایی که بابت آن پول دریافت کرده‌اید توجه کنید. کارهای دیگر را به ساعات غیر اداری موکول کنید.

حسابداری و ثبت مدارک را به تعویق نیندازید

اغلب ما علاقه‌ای به این قبیل وظایف نداریم، اما به‌عنوان تنها مالک کسب‌وکار نمی‌توانیم از زیر آن شانه خالی کنیم. اجازه ندهید ثبت و تراز حسابداری شرکت، به پایان سال موکول شود. این کار اشتباه بزرگ و تقریباً متداولی است. گاهی به خودتان می‌گویید زمانی که چندین سفارش دریافت کردید، همه‌ی آن‌ها را باهم ثبت می‌کنید. اما اتفاقی که رخ می‌دهد این است که شما هرگز برای پیگیری هزینه‌ها وقت کافی به دست نمی‌آورید و زمانی متوجه اشتباهتان می‌شوید که با کوهی از اعداد و ارقام ساماندهی نشده مواجه می‌شوید.

هرماه کلیه‌ی امور حسابداری و بایگانی خود را چک کنید. گرچه حالت ایده‌آل این است که هفته‌ای یک‌بار بایگانی خود را مرتب کنید. همیشه به یاد داشته باشید که جزئیات، می‌توانند به قاتل پنهان کسب‌وکار شما تبدیل شوند، پس هر زمان که سفارشی را می‌پذیرید یا یک پروسه‌ی اداری را تکمیل می‌کنید، جزئیات آن را با دقت ثبت کنید. به‌روز نگه‌داشتن حساب‌های شرکت، مزایای زیادی دارد ازجمله اینکه به‌سلامت کسب‌وکار خود اطمینان خواهید داشت. به‌علاوه می‌توانید کارایی جریانات نقدی شرکت را افزایش دهید و پیش‌بینی‌های مالی دقیق‌تری داشته باشید.

حفظ درآمد جاری شرکت

اگر شما تنها مالک و کارمند یک شرکت هستید، به این معنی است که کسب‌وکار شما هنوز مقیاس‌پذیر نیست. به‌عبارت‌دیگر، پول زیادی در اختیار ندارید و از سمت درآمد و مشتریان آسیب‌پذیر هستید، زیرا نمی‌توانید به‌راحتی مشتریان خود را جایگزین کنید.

همیشه مراقب خط اصلی فروش و جریان درآمد شرکت باشید. به‌عنوان‌مثال اگر یک پیمانکار هستید و می‌توانید سه مشتری را اداره کنید، نباید حتی یک ماه را از دست بدهید. زیرا همین فرصت کم آسیب زیادی به کسب‌وکار شما وارد خواهد کرد.

اگر شرکت شما ۳۰ برابر بزرگ‌تر از شرکت فعلی بود، شاید از دست دادن یک مشتری زیاد نگران‌کننده نبود. ممکن است تابه‌حال به این موضوع فکر نکرده باشید اما به‌عنوان مالک یک شرکت تک‌نفره، جذب یا از دست دادن تنها یک مشتری، تأثیر زیادی در موفقیت یا شکست کسب‌وکار شما خواهد داشت.

تلاش کنید همه‌ی خطوط پذیرش مشتریان را فعال نگه‌دارید. ظرفیت پذیرش سفارشات را به حداکثر برسانید و حتی لحظه‌ای از آن غافل نشوید.

اگر امروز سه مشتری دارید و می‌ترسید یکی از آن‌ها، ناگهان انتظارات جدیدی مطرح کند و شرکت شما را ترک کند، از همین امروز به دنبال مشتری چهارم بگردید.

ظرفیت جدیدی برای مشتری چهارم به وجود آورید. ممکن است برای مدتی فشار کارها بیشتر شود، ولی حفظ امنیت کسب‌وکار شما ارزش این سختی‌ها را خواهد داشت. هرگز در خصوص خطوط مشتریان، بیش‌ازحد خوش‌بین نباشید، بلکه با تحلیل مداوم، واقع‌گرایی خود را حفظ کنید.

اداره کردن کسب‌وکاری که همه‌ی وظایف آن را خودتان به عهده‌دارید، کار سخت اما هیجان‌انگیزی است. درست مثل‌اینکه بذری را کاشته باشید و جوانه زدن و رشد لحظه‌به‌لحظه‌ی آن را شاهد باشید، زمانی که پیشرفت کسب‌وکار را می‌بینید، ارزش آن را با تمام وجود درک می‌کنید. برای رسیدن به این هدف، باید زمان خود را عالی مدیریت کنید. روی سه حوزه‌ای که شرح دادیم با دقت تمرکز کنید و موفقیت را سریع‌تر از آنچه فکر می‌کنید، به دست آورید.

منبع