نبود سیستم مدیریت پروژه چه هزینه‌هایی دارد؟

همچنان در کسب‌وکارتان از روش‌های مرسوم سنتی استفاده می‌کنید و بااین‌حال احساس می‌کنید پرچم کاری شما نیمه‌افراشته است؟

نوپانا: فراموش نکنید که دنیای مدیران و کسب‌وکارهای نوین با چنان سرعت و قدرتی حرکت روبه‌جلو دارد که بدون تعارف باید از واژه « بی‌رحم» در مورد آن استفاده کرد. در این مسیر اگر مسلح به ابزار اصولی و مناسب برای کار و حرفه‌تان نباشید، بدون شک در نقطه‌ای از مسیر توان واقعی خود را از دست می‌دهید؛ یا از ادامه راه بازمی‌مانید یا خیلی دیر به مقصد می‌رسید.

انتخاب با خود شماست!

نبود سیستم مدیریت پروژه؛ ضعف بزرگ سازمانی

موقعیت فعلی بسیاری از کسب‌وکارها، نه لزوماً مشاغل سازمانی گسترده و کلان که خرده‌فروشی‌های نوپا، مبتنی بر مدیریت است.

مدیران دقیق و حرفه‌ای در این مسیر پا را فراتر گذاشته و به دنبال تنظیم چارچوب کاری تعریف‌شده و یکپارچه‌ای برای سازمان و مجموعه فعال در آن هستند.

این چارچوب منسجم به مدد یک سیستم طراحی‌شده اصولی و حرفه‌ای که از آن با عنوان سیستم مدیریت پروژهیاد می‌شود، می‌تواند به‌درستی برای مجموعه زیر نظر سازمان تعریف شود.

چه با روش دورکاری یا remote work و چه به روش مرسوم و سنتی، نرم‌افزار مدیریت پروژه قرار است پاسخ شایسته‌ای برای پرسش‌های زیر در اختیار مدیران سازمان‌ها بگذارد:

◄ جایگاه مدیریت در این سیستم چگونه تعریف می‌شود؟

◄ اسناد و پروژه‌های مهم یا سنگین چگونه برای مجموعه تعریف می‌شوند؟

◄ دسترسی هریک از اعضای تیم به اطلاعات ضروری و پروژه‌های تیمی چگونه ممکن می‌شود؟

◄ زمان‌بندی کاری هریک از اعضای مجموعه به چه صورت تنظیم می‌شود؟

◄جلسات معمول سازمانی با چه کیفیت و سرعتی برگزارخواهد شد؟

درصورتی‌که بتوان پاسخ مناسبی برای پرسش‌های زیر در نظر گرفت، می‌توان به تأثیر چشمگیر نبود سیستم مدیریت پروژه در کسب‌وکارها پی برد.

آنچه دراین‌بین بسیار اهمیت دارد، لزوم استفاده از چنین سیستمی در سازمان‌هاست. با توجه به گسترش روزافزون برنامه‌های مبتنی بر مدیریت پروژه، بهتر است فراموش نکنید که کم‌توجهی به نقش پررنگ برنامه‌های مبتنی بر مدیریت پروژه برای کسب‌وکارها می‌تواند پیامدهای پیش‌بینی‌شدهو در مواردی آسیب‌زنندهرا در پی داشته باشد.

نبود سیستم مدیریت پروژه چه هزینه‌ای دارد؟

جای نگرانی نیست! درصورتی‌که هنوز با سیستم مدیریت پروژه مأنوس نشده‌اید و همچنان با همان روش بوروکراسی مرسوم، تلفن و حضور فیزیکی اقدام به پیگیری و انجام وظایف شغلی خود در مجموعه می‌کنید، بد نیست بدانید به‌زودی جای اندکی برای پیشرفت خواهید یافت.

در ادامه قصد دارم به هزینه‌هایی که نبود سیستم مدیریت پروژه برای یک سازمان و مجموعه‌اش خواهد داشت اشاره کنم:

• تعریف سیستماتیک و یکپارچه‌ای از وظایف وجود ندارد.
• نقش مدیریت یا به حاشیه رانده می‌شود یا سخت‌گیرانه است.
• نقش کاربر( اعضای مجموعه/ کارمند) پررنگ و پیوسته نیست.
• فعالیت سازمانی هدفمندی وجود ندارد.
• ارتباط اعضای مجموعه مبتنی بر حواشی خواهد بود نه عملکرد هدفمند.
• سطح و اهمیت یک پروژه نسبت به باقی پروژه‌ها مشخص نخواهد شد.
• تقسیم وظایف ( چه انفرادی و چه تیمی) در بازه زمانی طولانی و حتی فرساینده‌ای انجام می‌شود.
• اعضای مجموعه از به‌روزترین تغییرات در افزایش بهره‌وری کاری و بهبود عملکرد باخبر نخواهند شد.

مهم:با توجه به اینکه در سیستم مدیریت پروژه، تنظیمات زمان‌بندی مبتنی بر «زمان شروع» و «زمان پایان» کار است. نبود چنین برنامه‌ای در سازمان‌ها، نتیجه‌ای جز کوتاهی و اهمال در انجام وظایف به ترتیب اولویت در پی نخواهد داشت.

یک شبیه‌سازی ساده

برای اینکه تأثیر نبود سیستم مدیریت پروژه را شفاف‌تر متوجه شویم بهتر است نمونه زیر را بررسی کنیم:

شرکت و یا تیمی را تصور کنید که به تعداد 10 نفر کارمند دارد. .اگر هر کدام از افراد بخواهند به‌صورت دستی و بدون استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، گزارش کار و عملکرد روزانه خود را ارائه کنند، زمان مصرفی برای هر فرد به‌طور میانگین حداقل ۱۵ دقیقه خواهد بود تا گزارش خود را آماده کند.

حال تصور کنید که هر کارمند به‌صورت میانگین ۴ میلیون تومان، با احتساب میانگین 25 روز کاری در هرماه، حقوق دریافت کند پس هر فرد در ماه 25*15=375 دقیقه و به عبارتی 6 ساعت در ماه زمان صرف تهیه گزارش عملکرد خود می‌کند.

از سوی دیگر، دستمزد ساعتی هر کارمند با توجه به حقوق ماهیانه فرد و ساعات کاری او بیست هزار تومان خواهد بود.

لطفاً به محاسبات زیر در صورت مدیریت سازمانی مبتنی بر روند مرسوم و سنتی توجه کنید: 

25(روز) * 8 (ساعت) برابر است با 200 ساعت کار

4.000.000  (حقوق) / 200 (ساعت کار) برابر است با 20.000 (تومان حقوق هر ساعت)

6  (ساعت تهیه گزارش) * 20.000 (حقوق هر ساعت کار) برابر است با 120.000 (تومان هزینه فرد در ماه جهت تهیه گزارش)

10 (تعداد کارکنان) * 120.000 برابر است با 1.200.000( تومان صرفاً برای پیگیری کار انجام‌شده از سوی شرکت)

حال اگر یک مجموعه، گزارش کار را نه به‌صورت روزانه بلکه به‌صورت هفتگی یا ماهانه درخواست کند هزینه‌های به‌مراتب بیشتری به زمان تهیه گزارش اضافه می‌شود که نتیجه آن کاهش شدید کیفیت و دقت در گزارش دهی خواهد بود .

درحالی‌که استفاده از سیستم‌های مدیریت پروژهبرای تنظیم چنین گزارشی به‌صورت میانگین حداقل 30٪ افزایش بهره‌وری در سازمان به همراه خواهد داشت و مجموعه شاهد نتایج زیر خواهند بود:

افزایش نظم کاری

بهبود ارتباطات تیمی

افزایش دقت و انسجام کاری

کاهش و حذف اختلافات و تعارضات بین افراد در هنگام ارائه گزارش کار

افزایش اعتماد بین همکاران و مدیران

مدیریت زمان برای پیدا کردن جزئیات فعالیت‌های گذشته

که این امتیازات برای هر فرد یعنی بهره‌وری 1.300.000 تومانی در ماه (با حقوق ماهیانه 4.000.000 ) و برای شرکت در ماه 13.000.000 میلیون تومان سودآوری حاصل از افزایش بهره‌وری را در پی دارد.

پس نتیجه می‌گیریم با استفاده از سیستم‌های مدیریت پروژه کارآمد، به‌صورت مستقیم و غیرمستقیم، یک مجموعه 10 نفره در ماه 14.200.000 میلیون تومان سودآوری خواهد داشت درصورتی‌که هزینه استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای ده نفر حداکثر می‌تواند 500.000 تومان در ماه باشد! پس بهتر است برای به دست آوردن 13.700.000 هزار تومان به دنبال بهترین گزینه در کسب‌وکارتان باشید.

نبود سیستم مدیریت پروژه در دورکاری

فراموش نکنید که نبود سیستم مدیریت پروژه، در سیستم کاری remote work یا دورکاری پیامدهای به‌مراتب سنگین‌تر و جدی‌تری را در پی خواهد داشت.

هرچه سازمان یا مجموعه‌ای که مدیریت آن را به عهده گرفته‌اید، جدی‌تر درگیر دورکاری شده باشد، جایگاه سیستم مدیریت پروژه در آن پررنگ‌تر و اثرگذارتر خواهد بود.

پایان‌بخش

همانطور که اطلاع دارید، در کسب‌وکار کشور عزیزمان ایران اتفاقاتی در حال وقوع است که یک کاسب، مدیر و کارمند پیگیر و هدفمند به‌راحتی شاهد این تغییرات خواهد بود.

تغییرات پیش‌آمده چنان عمیق و تأثیرگذار است که استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه در سازمان‌ها، تبدیل به یکی از پرکاربردترین و چشمگیرترین ابزارهای مدیریت پروژه شده است.

شایان ذکر است که جامعه کسب و کار ایران، می توانند با کمک مجموعه دایتیک، از یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب برای پیشبرد اهداف سازمانی خود بهره مند شوند. بررسی بیشتر نرم افزار مدیریت پروژه دایتیک