فرمول اولویت‌بندی کارها

انجام کدام‌ دسته از کارها در مسیر پیشرفت به ما کمک می‌کند؟

نوپانا: برای همه ما پیش آمده که خود را بین چندین کار مختلف سردرگم ببینیم. یا اینکه بعد از یک روز کاری از خودمان بپرسیم: این همه فعالیت، آخرش که چه؟ این سردرگمی و این پرسش‌ها، لذت انجام هرکاری را از بین می‌برند. همچنین باعث می‌شوند ذهن ما نتیجه‌گرا شود و از انجام هرکاری فقط دنبال نتیجه یا سود مشخصی باشد. مثل کسی که با خانواده به سفری جاده‌ای می‌رود و دائم می‌پرسد: پس کی می‌رسیم؟! در حالی‌که بخش مهمی از سفر، در مسیر بودن است. علاوه بر این، موجب می‌شود که فرد در مسیر اهداف، استرتژی نداشته باشد و لذت آنی را به نتایج ارزشمند بلندمدت ترجیح دهد. مثل کودکی که ترجیح می‌دهد فوراً یک شیرینی به او بدهند اما حاضر نباشد در ازای کمی صبر، دو شیرینی بگیرد.

به این پرسش کلیدی برمی‌گردیم که از میان این همه کاری که روزانه برای‌ ما پیش می‌آید، کدام را اول انجام دهیم و کدام‌ یک را به زمان بهتری موکول کنیم؟

پاسخ به این پرسش، یک فرمول ساده دارد و مواردی که در این بخش و بخش دوم به آن‌ها اشاره می‌کنیم، هم در زندگی شخصی و هم در محیط کار، بسیاری از فشارها را از روی شما بر‌می‌دارد و بعد از آن دیگر نگران نیستید که آیا کاری که کردید درست بوده یا نه. از طرفی نتایج آن را در زندگی و کسب‌وکار خود به‌وضوح خواهید دید.

اهمیت و فوریت

هر کاری که در زندگی انجام می‌دهیم، حتی کوچکترین کارها برای پیشرفت، دو بعد دارد: اهمیت و فوریت. یعنی ما بر اساس اهمیت و فوریت هر کار، به سمت آن می‌رویم و اگر در برآورد این دو بعد دچار خطا شویم، مسیر اشتباهی رفته و وقت و انرژی خود را بیهوده تلف می‌کنیم.

پس با این تفاسیر چهار نوع کار داریم:

1- کاری که هم فوری است و هم اهمیت دارد.

2- کاری که فوری است اما اهمیت زیادی ندارد.

3- کاری که نه فوری است و نه اهمیتی دارد.

4- کاری که فوری نیست اما اهمیت دارد.

به هرکدام از فعالیت‌های امروز خود فکر کنید. حتما در یکی از این چهار حالت گنجانده می‌شود. در این بخش دو مورد اول آن را بررسی کرده و در بخش دوم موارد سه و چهار و نیز فرمول پیشرفت بر اساس این دسته‌بندی را بررسی می‌کنیم.

هم فوری، هم مهم

حوادث غیرقابل پیش‌بینی در این دسته می‌گنجند. تصور کنید در محل کار هستید و یک‌باره همکارتان بیهوش می‌شود. در آن لحظه شما باید هرکاری که دارید را رها کرده و به آن وضعیت رسیدگی کنید. کارهای مهم و فوری، زمان معینی ندارند. ما موارد پیش‌گیرانه را رعایت می‌کنیم تا این مدل کارها وقت ما را نگیرند و به ما آسیبی وارد نکنند. اما به‌هرحال حادثه خبر نمی‌کند و موقع اتفاق نمی‌توان بی‌تفاوت از کنار آن عبور کرد. این مدل کار را نباید در برنامه نوشت.

فوری اما بی‌اهمیت

آخرین تماس‌ها و پیام‌های تلفن همراه خود را نگاه کنید، چند مورد آن‌ها را اگر بی‌جواب می‌گذاشتید، هیچ اتفاقی نمی‌افتاد؟ مسلماً در مورد بسیاری از آن‌ها این گفته صحت دارد.

کارهای فوری و بی‌اهمیت، اکثر وقت ما را اشغال می‌کنند و تنها نتیجه آن‌ها، عقب انداختن فرایند پیشرفت و گرفتن آرامش ما است. این نوع کارها که تنها به‌خاطر فوریت‌ به آن‌‌ها می‌پردازیم، درحقیقت اهمیتی ندارند. در حالی‌که اگر در بسیاری از بحث‌ها شرکت نکنیم، یا جواب هر حرفی را ندهیم، اتفاق خاصی نمی‌افتد. فهرستی از این فعالیت‌های خود یادداشت کنید و تا حد امکان آن‌ها را کمتر انجام دهید.

ادامه مطلب را در قسمت دوم بخوانید