دستیار شخصی خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

با حضور این افراد در سازمان، مدیران اطمینان دارند در نبود آنها تمام کارها به خوبی انجام می‌شوند.

نوپانا: پشت هر مدیر موفق یک دستیار شخصی کارآمد قرار دارد. بیشتر مدیران برتر دنیا یک دستیار شخصی دارند که معمولا کارهای اجرایی آنها را انجام می‌دهد. یک مدیر با داشتن دستیار شخصی می‌تواند از وقت خود بهترین استفاده را داشته باشد.

دستیاران شخصی درباره سازمانی که در آن کار می‌کنند اطلاعات زیادی دارند و از اهداف بلندمدت سازمانی آگاه هستند. همچنین آنها افراد کلیدی داخل و خارج سازمان را به خوبی می‌شناسند.

از ویژگی‌های یک دستیار شخصی موفق، داشتن اعتماد به نفس و قدرت تصیم‌گیری بالا است. از این رو گاهی اوقات به یک دستیار شخصی، منشی اجرایی نیز گفته می‌شود.

مسئولیت‌ها

دستیار شخصی اغلب اولین نقطه برقراری ارتباط مدیر با افراد داخل و خارج سازمان است. وظایف او شامل موارد زیر هستند:

ـ طراحی و نگهداری سیستم‌های اداری، از جمله مدیریت داده‌ها و ثبت‌نام‌ها

ـ تنظیم سفرها، تهیه ویزا و محل اقامت

ـ مدیریت و کنترل تماس‌های تلفنی، سوالات و درخواست‌ها

ـ ملاقات با میهمانان در تمام سطوح

ـ‌ سازماندهی کارهای روزانه و ایجاد قرارهای ملاقات مدیر

ـ رسیدگی به پست‌ها، فکس‌ها و ایمیل‌های دریافتی و گاهی اوقات پاسخگویی به آنها از جانب مدیر

ـ انجام تحقیقات پس‌زمینه و ارائه نتایج و یافته‌های تحقیقاتی به مدیر سازمان

ـ تهیه اسناد و گزارش‌ها

ـ سازماندهی و حضور در جلسات (باید از اینکه مدیر برای جلسه آماده است اطمینان حاصل کند)

ـ ارتباط با مشتریان، تامین کنندگان و دیگر کارکنان

بسیاری از دستیاران شخصی علاوه بر حمایت از مدیران و تیم آنها، وظایف شخصی نیز دارند که عبارتند از:

ـ انجام پروژه‌های خاص و تحقیقاتی

ـ حسابداری و طرح‌ریزی بودجه

ـ تصمیم‌گیری و اعطای کار به دیگران در غیاب مدیر

ـ‌ درگیر شدن در فرآیند‌های تصمیم‌گیری کلان

برخی از دستیاران شخصی تمام کارهای اجرایی را انجام می‌دهند، اما برخی از مدیران افراد جوانی را استخدام می‌کنند، آنها را آموزش می‌دهند و کار‌هایی با مسئولیت کم‌تر را به آنها واگذار می‌کنند.

حقوق

حقوق دستیاران شخصی به موقعیت جغرافیایی، اندازه و ماهیت سازمانی که در آن کار می‌کنند بستگی دارد. مزایای اضافی می‌تواند شامل طرح بازنشستگی شرکت، وام‌های فصلی، بیمه سلامت خصوصی، عضویت در باشگاه و... باشد.

ساعات کاری

معمولا برای دستیار شخصی نمی‌توان ساعت کاری مشخصی را در نظر گرفت. ساعت کاری در حالت خیلی معمولی از ۹ صبح تا پنج بعد از ظهر است اما باز هم به سازمان بستگی دارد. ممکن است بیشتر مواقع کارها زیاد باشد؛ در این صورت دستیار شخصی باید بیشتر از ساعات کاری معمول در سازمان بماند.
گاهی نیز ممکن است ساعات کاری انعطاف‌پذیر یا حتی نیمه وقت باشد.

تجربه کاری

در اکثر مواقع برای استخدام دستیار شخصی، به سابقه کاری حداقل دو ساله در زمینه‌های مرتبط مانند منشی‌گری یا کارمند اداری نیاز است.
کار به عنوان کارمند موقت در دوران تحصیل یا بعد از آن، فرصتی مناسب برای کسب تجربه در کارهای دفتری و ایجاد مهارت‌های یک منشی سطح بالا برای افراد فراهم می‌کند.

نکات مهم

ـ دستیاران شخصی با افراد مختلف ارتباط مکرر به صورت چهره به چهره یا با تلفن و ایمیل دارند.

ـ بعضی از دستیارهای شخصی با آژانس‌های مختلف کار می‌کنند و در دوره‌های کوتاه‌مدت در سازمان‌ها مشغول به کار می‌شوند. این کار امنیت شغلی کمتری دارد اما انعطاف‌پذیری بیشتری داشته و سبب کسب تجربه در زمینه‌های مختلف می‌شود.

ـ در حال حاضر حضور مردان در این شغل کم‌رنگ‌تر است.

ـ این شغل ممکن است در برخی موارد بسیار پر استرس باشد. دستیار شخصی بسیار به مدیر نزدیک است و هر مشکلی برای مدیر و کارهای او پیش بیاید، روی دستیار نیز اثر می‌گذارد. این کار همیشه بر رفع نیازهای مدیر تمرکز دارد.

ـ گاهی اوقات ممکن است سهم تلاش دستیار شخصی در انجام پروژه‌ها در سازمان نادیده گرفته شود. این بخش از کار برای دستیاران ناامید کننده است.

ـ سفر در یک روز کاری، دور بودن از خانه در شب‌ها و سفر به خارج از کشور، در این کار معمولا رایج نیست. اما ممکن است پیش بیاید یا در مواقع ضروری برای کنفرانس‌ها و جلسات خارجی یا انجام تحقیقات لازم مجبور به سفر کردن شوید.

تحصیلات

تمامی فارغ‌التحصیلان می‌توانند در این زمینه فعالیت کنند. اما داشتن مدرک تحصیلی در زمینه مدیریت و تجارت، شانس افراد برای استخدام را افزایش می‌دهد.
ویژگی‌های شخصیتی، تجربه و مهارت‌های عمومی اداری در این شغل اهمیت زیادی دارد. به همین دلیل بعید است که یک فرد بلافاصله بعد از فارغ التحصیلی بتواند به عنوان دستیار شخصی فعالیت کند. اما داشتن مدرک تحصیلی مرتبط ممکن است در این مورد تاثیر گذار باشد.

مهارت‌ها

یک دستیار شخصی علاوه بر داشتن تجربه مرتبط و دانش کارهای اجرایی، باید مهارت‌های زیر را داشته باشد: 

ـ مهارت برقراری ارتباط کلامی و نوشتاری با افراد مختلف

ـ مهارت‌ فناوری اطلاعات از جمله آگاهی از طیف وسیعی از بسته‌های نرم افزاری

ـ توانایی کار تحت فشار و با محدودیت‌های سخت

ـ مهارت‌های سازمانی و مدیریت زمان

ـ توانایی تحقیق، خلاصه، تجزیه‌ و تحلیل و ارائه نتایج به صورت واضح و مستمر

ـ صداقت و قابلیت اطمینان

ـ توجه به جزئیات

ـ‌انعطاف‌پذیری و سازگاری برای انجام طیف وسیعی از وظایف مختلف

ـ درک محرمانه بودن برخی از مسائل

همچنین تعدادی مهارت خاص وجود دارد که به شما مزیت رقابتی می‌دهد؛ مانند تسلط به یک زبان خارجی

پیشرفت حرفه‌ای

معمولا در محل کار برای دستیارهای شخصی آموزش‌هایی را قرار می‌دهند. شرکت‌های بزرگ ممکن است یک دوره چند روزه معرفی برای دستیاران در نظر بگیرند تا آنها را با بخش‌های مختلف کسب‌وکار آشنا کنند. هم چنین ممکن است دوره‌های کوتاه مدت در زمینه‌های مختلف در نظر بگیرند. از جمله:

ـ پردازش متن و پایگاه داده یا بسته‌های نرم افزاری گسترده

ـ رویه‌های صنعتی و پروتکل کسب‌وکار

ـ سلامت و ایمنی

ـ کمک های اولیه

دستیارهای شخصی در شرکت‌های کوچک معمولا باید در زمان شخصی خود آموزش‌های لازم را یاد بگیرند و یا ممکن است کارفرمایان هزینه‌ دوره‌های مختلف در خارج از شرکت را برای آنها پرداخت کنند.

(همچنین بخوانید: رمز موفقیت جلسات کاری ایلان ماسک)